スケジュールをブロックしないと「重要だけど緊急性のないタスク」はいつまで経っても処理できない。

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2012.05/28 (Mon)

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さて、ここに一つの大きなバケツがあります。

このバケツに、砂利、小石、大きな石を詰めたい。さて、あなたはどれから先に入れますか。



（Photo： [http://www.flickr.com/photos/nromagna/5643588854/{Zanzibar in a bucket By nromagna}]）

■バケツを満杯にするなら、まずは大きな石から

このバケツを満杯にするために砂利から入れ始めたら、さてどうなるか。

答えはもちろん、「砂利で満杯になる」です。そうなれば、小石や大きな石が入る余地は、もう二度と訪れません。

バケツに砂利、小石、大きな石をつめたいのなら、まずは大きな石から入れるべきなのです。

大きな石を入れ、次に空いた隙間へ小石を足し、最後に砂利を流し込む。この順番でなければ、すべての石を使ってバケツを満杯にすることはできないのです。


さて、これは何の話かといえば、時間の使い方の話です。

つまり、石の大きさは、あなたが持つタスクの重要性。砂利にはそれほどの価値はなく、大きな石こそあなたにとっての重要なタスクなのです。

■重要なタスクを先に入れないと、今日は砂利でいっぱいになる

これは、スティーブン・R・コヴィーが執筆した「７つの習慣」に登場する１コマです。この喩え話が、私は大好きです。

タスクというのは、重要度と緊急度で区分して、大きく４つの領域にわけることができます。


※参考リンク：７つの習慣における時間管理マトリクス。各領域で行うべきアクションとは何か。 / あなたのスイッチを押すブログ　



後悔しない人生を送りたいのであれば、重要なタスクにフォーカスをするべき。これは、言わずとも当然な話ですよね。

さて、緊急で重要なタスクというのは、放っておいてもやるものです。なんせケツに火が付いていますからね。寝る間も惜しんで取り組むことでしょう。

ですが、困った問題は「重要だけど、緊急ではない」タスク。これがどうにも手を付けにくい。

緊急性がないので「いつかやれればいいなぁ」とか「時間ができたら取り組もう」なんて思って、結局先延ばしにしてしまいがち。そんな性格のタスクなのです。

例えば、「田舎の両親に孝行をしてやりたい」とか、「海外へ一人旅いきたいなぁ」なんて考えてみたものの、結局実行できずにいる。そんなこと、ありませんか。

しかし、これらは緊急性がないだけであって、自分にとってはとても大切なこと。決してサボってはいけないハズのタスク。

それがおざなりになるというのは、自分で時間を創りだせていないか、そもそも大して重要ではないかの２つです。


では、どうやったら時間を創りだすことができるのか。そのカギは、スケジュールにあります。

■重要なタスクはスケジュールに組み込んでブロックする

緊急ではなく、重要なタスク。これを「いつか」やろうとしていると、その機会は一生訪れてはきません。ですので、自分で掴みにいく必要があります。

そのために役立つの方法が、予めスケジュールに組み込んでしまうこと。

私の場合、スケジュールの管理はGoogleカレンダーを使用しています。そこには、単純にアポイントや予定だけではなく、自分が行う行動についても記入してしまいます。

例えば、ランチやディナーの固定時間、ブログの執筆、次回帰省した際に行う親への活動時間などなど。




これらをパズルのように組み立てていき、一週間の予定をすべて埋めるようにしています。こうすることで、自分が「いつ」「どんな活動を」するべきか明確にして、活動する時間を創りだしています。


また、カレンダーの色は自分のペルソナ（役割）で分けるようにしています。

例えば、「緑＝会社員」「青＝プライベート」「黄色＝友人・家族」「紫＝ブロガーとしての自分」という感じ。

こうすることで、一週間の予定の中で、どの役割の活動が多いかを一見して把握できます。そして、もし黄色（友人・家族）の時間が少ないなら、次の週は少し多めに活動時間を取るように一週間を設計するのです。




こうやって、自分の役割における活動時間を設計し、予めスケジュールに組み込んでしまう。そうすれば、自分にとっての大きな石を最優先にこなし、最後に砂利を入れていくことができます。

■あとがき

今回も、前回に引き続きセミナー「MSLA - The meeting for the study of Liberal arts」のプレゼン内容から抜粋です。

ちなみに、このセミナーは私の実兄であるDiceKの主催するものなんです。私も初めて参加しましたが、参加者みんな向上心が豊かで、わくわくが止まりませんでした。

学生も多くて、これからの社会を活性化させてくれる、大きな希望です。なんだか、私も感化されてしまいましたよ。もっと頑張らねば。

また来月もイベントがあるようなので、もしご興味があればお声かけください。それでは。


from your @bamka_t

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■関連エントリー

◆７つの習慣における時間管理マトリクス。各領域で行うべきアクションとは何か。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◆タスクやスケジュールを自分の役割で分類すれば、時間と力の配分がコントロールできる。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◆オフラインでする作業は決めておこう。私がオフラインでやっている5つの事。 / あなたのスイッチを押すブログ