【Evernoteが続かない３つのメンドクサい】第２話：整理整頓がメンドクサいを解消する。

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2012.03/03 (Sat)

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Evernoteが続かない理由には、３つの「メンドクサい」が潜んでいます。

それは、

◇メモするのがメンドクサい
◇整理整頓がメンドクサい
◇ノートを探すのがメンドクサい

この３つです。


前回は「メモするのがメンドクサい」を解消するために、私がやっていること・気を付けていることを紹介しました。

【Evernoteが続かない３つのメンドクサい】第１話：メモするのがメンドクサいを解消する。 / あなたのスイッチを押すブログ

今回は第２話、整理整頓のメンドクサさを解消していこうと思います。

キーポイントは、ノートブックの使い方。

■整理整頓の流れ

整理整頓の流れについては、以下のとおりです。このステップが少なければ少ないほど、手間が少ないため、整理が楽になります。


◇Inboxにノートが流れこんでくる
　　↓
◇（必要であれば）ノートに加筆する
　　↓
◇（必要であれば）タグを付ける
　　↓
◇所定のノートブックに入れる


このような流れになります。

２と３のステップについては、必要に応じてやります。つまり、必要がなければ、入ってきたノートは所定のノートブックに入れるだけ。

つまりノートを所定のノートブックに入れたら整理整頓は完了となるわけです。


そして、整理整頓のメンドクサさの根本はココ。

つまり、「このノート（情報）は、どのノートブックに入れるべきか？」。これに迷いが生じれば、それだけInboxをカラにするのに時間がかかり、メンドクサいと感じるのです。

■ノートブックをどれだけ作るか

私はノートブックをいっぱい作る派です。

ノートブックを最小限に抑えて、検索機能に頼る方法もあります。これはHAYAさんがやっていて、なんと３つのノートブックしか使っていないのだそう！これはスゴい。

Evernoteだってシンプルに３個のノートブックで誰でも活用OK | HAYA技

でも私は、「入ってきた情報の種類を適切に分類できるのであれば、ノートはいくら作っても乱雑にならない」と思っています。


ただし、だからと言っていきなり大量のノートブックを作ることはオススメしません。

最初は４～５コぐらいのノートブックを作って、そこから徐々に増やしていくとスムーズです。

そうじゃないと、「このノートは、どっちのノートブックに入れようか？」という迷いが出てきてしまいます。これがあると整理にメチャクチャ時間がかかってしまうんです。

「こういう種類のノートはひとまとめにして、見返しやすくしといた方がいい。」そう思えるのは、Evernoteを使って少し時間が経ってからになるでしょう。

■入ってくるノートの種類を理解する

Evernoteに入れる情報の種類を理解するのは大切。

どうやって分けていくのが適切かは、使い方によって違ってきますが、例えば私の場合は、以下のように大別できます。




◇残しておきたい情報
　・チェックリスト
　・名言集、お気に入りのツイート
　・生活情報（ワイシャツのサイズ、行きつけの歯医者の情報など）
　・読んだ本の備忘録
　・もらって嬉しかったメール
　・名刺
　　などなど



◇ライフログ
　→自分の行動についての記録
　※「残しておきたい情報」と違うのは、行動の主体が私であること。「残しておきたい情報」は、他人の行動であったり、行動ではない単純な情報だったりします。



◇将来起こしたい行動・夢
　→「Somedayノート」「Wantノート」と呼ばれる、この先やりたいことをまとめたものです。



◇ブログアイデア
　→ブログのネタになりそうなアイデアを貯めておきます。



◇ウェブクリップ
　→インターネットからの情報です。



◇仕事の情報
　→仕事についての情報です。お客さんへの対応の記録なんかがメイン。



こんな感じで、入ってくるノートの情報の種類を大別しています。

■線引きをする上で助けとなるトリガー

私は以上のような分け方をしています。この分け方で私は自分の中でハッキリと線引きができていますが、それは誰にとってもそうであるとは限りません。

自分なりの線引きを持つことが大切です。

そこで、その線引きの役に立つトリガーを少しお話します。


◇未来に行動が必要か、過去の記録か。
Somedayノートとライフログは一致しません。これからの行動の役に立つのか、行動の記録かはハッキリ分かれます。

◇情報のソースがどこか。
Twitter・メール・ウェブクリップなど、その情報を取得したソースで分けるのも良いです。

◇自分のどんな役割での情報か。
人はいろんな役割を持っています。友達・家族・恋人・会社員・ブロガーなどなど。その役割毎に必要な情報は違ってきます。私の「ブログアイデア」「仕事の情報」はこの分け方ですね。

◇自分の生活に関する情報
ワイシャツのサイズ・頂いた名刺など、生活に関する情報は、まとめておくと便利です。
※参考記事：Evernoteを４年使って「本当に入れておいて良かったもの」１２選 / iPhone女史

■ノートブックさえ決まっていれば整理は終わり

自分でノートの種類を分けるときに大切なのは、重複しないこと。自分の中で明確な線引きができないのであれば、それはノートではなくタグを使用するべきです。

そうでないと、「このノートはどこに入れるべきか？」と悩む時間が生まれてしまいます。


逆に言えば、先述したとおり加筆やタグ付けが必要ないなら、ノートブックに分け入れたその時に、整理は終わります。

ですので、Inboxに入ってきたノートをキレイにジャンル分けできる仕組み、「ノートブックの使い方」が明確なのであれば、整理整頓はそこまで苦労する作業ではありません。

■タグは「まとめたい情報」として付ける

ノートブックを使うのは、その情報の種類でわけると、見返すときに便利だからです。

「ライフログ」というノートブックは、私の行動を記録した１冊の本です。「ブログアイデア」というノートブックは、ブログを書くためのアイデアが詰まった１冊の本です。

でも、例えばEvernoteについての情報をまとめたいときは、ノートブックで分けるのは得策とは言えません。

「ライフログ」でも「ブログアイデア」でも「ウェブクリップ」でも、Evernoteに関わる情報はノートブックをまたがって存在します。

そんな「ノートブックをまたがって存在してしまうキーワード」を串刺しにしたい時にタグを使用します。


私がタグで便利しているのは、ブログでまとめ記事を書くときです。

Evernote系のまとめ記事を書きたい時に、Evernoteタグを引っ掛ければ、自分のアイデアからウェブクリップまで、すべての情報を一覧できます。

Evernoteを使ったタスク管理記事を書きたいなら「Evernote」「タスク管理術」というタグで検索をかければ良い。

こういう情報はノートで分けられないので、タグを使用することこそが便利なんです。

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結論が見えづらくなってしまいましたね。

要は「ノートをノートブックに入れる」。これが整理整頓の終着点です。

そして、ノートブックは「あとで見返したい情報」を「ハッキリとした線引き・ジャンル分けを持って分ける」。

この仕組みさえシッカリしていれば、整理整頓は難しいことではありません。

タグ付けは必要があればすれば良いですし、それは後からでもできます。（検索の際に「タグの付いていないノートだけを引っ張り出せます）


では次回は、情報を引っ張り出すメンドクサさを解消していきます。お楽しみに♪


from your @bamka_t