Togglでのタイムログ管理に迷われたら、どうぞこちらへ。私の使用例を載せておきますね。

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2012.01/08 (Sun)

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先日「クラウド時代のタスク管理術×習慣化を考える」のセミナーに行って参りました。

そこで繰り返し言われていたのが「ログを取る大切さ」でした。

「そうなのか良しっ！」と意気込む単純な私ｗｗ

そして昨日、Togglを使ったタイムログ管理とToodledoを使ったタスク管理を見なおしていました。

で、一番悩んだのがTogglの使い方。

Togglは便利なのですが、行動の記入の他に、プロジェクトやらタグやらと、記入する項目がやたら多い。

一日がかりで頭を抱えて、ようやく一つのカタチになったので、それをご紹介しようと思います♪

今回Togglについて解決させたのは問題は、以下の５つについて。

　◇Togglの「プロジェクト」をどうやってカテゴライズするか
　◇タスク記入欄にはなにを書くか
　◇日常のどんな行動を記録するか
　◇タグはどうやって使うか
　◇iPhoneで使うにはどうするか

■TogglのプロジェクトはToodledoに合わせる

一番悩んだのが、このプロジェクト。

プロジェクトは、その行動の種類を表すものです。ですから、闇雲に増やしてしまうと、あとで見返しにくくなってしまう。

そこで、タスク管理をしているToodledoのフォルダに合わせることにしました。

Toodledoのフォルダには、自分のペルソナで分けています。役割みたいなものですね。



自分にはいくつもの顔があります。ブロガー[bamka_t]でもあれば会社員でもあり、誰かの友人でもありと様々です。それをフォルダに割り当ててます。

こうすることで、自分がどの役割に対してどれぐらい時間をかけているかがわかるのです。

そこで、Togglのプロジェクトでも同じカテゴライズをすることにしました。



これで、より正確に、自分の役割を認識することができます。また、自分の行動はすべて、この役割のどれかに属するので、漏れがあったりもしません。

■Togglへの記録はToodledoのタスクをコピペ

次に、Togglに記録するときには、どうやって記入するか。

私は「Toodledoに記入したことが、自分の活動すべてである」という状態を理想にしています。それはタスクだけではなく、歯を磨くとかツメを切るとかも含みます。

そういう"自分の行動"すべてをToodledoに入れたい。

そこで、Togglに記入する＝Toodledoのタスクという状態を作っています。

具体的には、単純にコピペです。Toodledoに記入したタスクを、そのままTogglに貼りつけてます。



これで、Toodledo=Togglの整合性も取れてスッキリしてます。

また、Toodledoに記入してないけど行った行動もあると思います。その時は、Togglに直接入力します。

で、もし同じようなタスクがありそうなときは、Togglの行動をToodledoのタスクにコピペします。

■Togglへは"行った活動"を記録する

さて、めんどくさがりの私が、このTogglを徹底して使いこなせるか、かなり不安ですｗ

そこで、「Togglには、行った行動だけを記録する」と決めました。

どういう事かというと。例えば、移動は記録しません。買い物とかも記録しません。ボーっとした時間もしません。

そもそもログを取る目的は、タスクにかかった時間を計測し、それで未来のタスクスケジュールの精度を上げたいからです。

ですから、自分が今後も行うであろう活動・行動に絞って、記録するようにしています。

うーん・・・言葉だとどうにも伝えにくいｗ

■タグには３つの時間を割り当てる

タグは使っても使わなくてもいいかなぁと思うのですが、いまは一応使っています。

使い方は、その時間の種類で分けています。

分け方はいろいろあると思いますが、今やっているのは「行動している時間」「考えている時間」「リラックスしている時間」の３つです。

これは、この記事を参考にしてみました。

考え過ぎのあなたに...ストレスを減らす1日「3分割」法 : ライフハッカー［日本版］

他にも「投資」「浪費」「消費」というカテゴライズも面白いと思います♪

■iPhoneでTogglを使用する

いつもパソコンを目の前にしているわけではないので、当然iPhoneでのToggl活用も必要になってきます。

Togglのアプリも出ているのですが、これが落ちる落ちる。まともに使えたためしがないですｗ

そこで、SafariでTogglのHPに行き、そのページをホーム画面に入れています。詳しくはこちらエントリーが丁寧で分かりやすいです。

時間ログ “Toggl” のiPhoneアプリが不安定とお嘆きのあなたへ | No Second Life

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冒頭にも言いましたが、ログを取ることは大切なんだそうです。

この大切さは決して一言では表現できないのですが、私がログを取ろうと思った理由ならカンタンに説明できそうなので、ちょろっと。


取ろうと思った理由は、未来のタスクスケジュールの精度を上げたかったから。

いやぁ、よくあるんですよ。自分の能力を課題評価してか、カッツカツにToDoを詰め込んでしまって、そして結局終わらせられないでヘコむということが。

その原因はなんだろうなぁと考えると、予測がヘタクソってことです。つまり、過去にこなしたタスクを分析しないで、感覚だけで明日のToDoを詰め込むから、時間が足りなくなるんです。

タスクを完了させるのに必要な時間を知りたいなら、過去行った記録を分析しなくちゃあいけない。そこで、ログを取るんです。

ログとはもちろん過去の記録なのですが、同時に未来の予想でもあるのです。つまり、「昨日できたことは今日もできる」という理論。


自分で自分を振り回したくない。自分をコントロールしたいと思うので、ログを付ける習慣を決心しました。

一つ一つの行動の前に、Togglを起動させるのは非常に面倒ですがｗｗ逆に、このワンステップがあると「何もしていない時間」が浮き彫りになるので、気が引き締まるのです。

これもログを取る大切さかな♪

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