旧:あなたのスイッチを押すブログ

自分がどんな役割をになっているか。それを意識したスケジュール・タスク管理が大切だと思っています。

なぜ大切かといえば単純なことで、「大切なモノを大切にするため」です。


人はみんな色んな役割をもっています。ペルソナ（外的側面）とも言いますね。家族としての自分、会社員としての自分・・・などなど。

それを意識したタスク管理やスケジュール管理は、人生をバランスよく生きるために必要なことなんです。

■役割の重要性とそれにかける時間と力のバランス

私もいろいろな自分を持っています。家族・友人・恋人・bamka_t・会社員 etc.

これら一つ一つが自分にとって大切な役割であって、どれ一つとってもないがしろにはできない。

けれど、意識しないと力のバランスがバラバラになってしまうんです。「家族に対してあんなことしたい…」と思いはするけど、なんにも実行できていなかったり。

そんなことを繰り返し、先送りにしつづけた結果、いつか「大切なモノを大切にできていない」ことに気づく。これは、かなり大きな後悔を背負うようになってしまう。これだけは、私はなんとしても避けたいんです。

だからこそ、自分が担う役割を意識し、その役割にかける時間をバランスよく配分していく。これが「大切なモノを大切にする」第一歩です。

■Googleカレンダーを役割でわける

時間の配分のバランスを取るために、私はGoogleカレンダーを自分の役割で分けています。そして、一週間の予定は週末に組み、配分のバランスをとっています。

例えばこんなかんじ。



こうやって一週間の予定を組むことで、役割ごとの時間の配分が目でみてわかります。「なんとなく大切にしている」という曖昧な行動を回避するのにスッゴく役立つ。


これはアシタノの北さんの記事がとても親切です。シリーズ全部読むことをオススメします。激奨いたします。

新しいことを始めるときには「手持ち時間」と「見積もり時間」でジャッジするーアシタノ・ハックス第5回

■Toodledoのフォルダーを役割でわける

時間の配分はGoogleカレンダーで。では力の配分はどうするか。

私はToDo管理「Toodledo」を利用しています。

ToDo管理とは、やることリストです。これが日々の行動の指針になるわけですので、力の配分はToDoによってコントロールします。

力の配分をバランスよく行うために、私はフォルダーを役割でわけています。こんな感じで。



このフォルダーでそれぞれのToDoを見ると、自分の役割における不足が見えやすくなるんです。

「他にやれることはないか」「なにか出来ていないことはないか」というのがパッとわかる。もしくは、「この役割に偏ってるから、こっちの役割でできることを探そう」となるわけです。

---

役割（ペルソナ）でわけるってのは、私のなかでかなりのお気に入りジャンル分け方法です。

これを例えばTogglでやれば、自分がどんな役割に時間を使ってきたかってわかる。そして反省して、次に活かせる。

いろんなことに応用が効く考え方ですので、ぜひとも取り入れてみてはいかがでしょうか♪


大切なモノを大切にする。

単純なようで、実に難しい人生の課題だ。ホントにね。



最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
もしこの記事を気に入っていただけたら、シェアをして頂けると嬉しいです。

先日「クラウド時代のタスク管理術×習慣化を考える」のセミナーに行って参りました。

そこで繰り返し言われていたのが「ログを取る大切さ」でした。

「そうなのか良しっ！」と意気込む単純な私ｗｗ

そして昨日、Togglを使ったタイムログ管理とToodledoを使ったタスク管理を見なおしていました。

で、一番悩んだのがTogglの使い方。

Togglは便利なのですが、行動の記入の他に、プロジェクトやらタグやらと、記入する項目がやたら多い。

一日がかりで頭を抱えて、ようやく一つのカタチになったので、それをご紹介しようと思います♪

今回Togglについて解決させたのは問題は、以下の５つについて。

　◇Togglの「プロジェクト」をどうやってカテゴライズするか
　◇タスク記入欄にはなにを書くか
　◇日常のどんな行動を記録するか
　◇タグはどうやって使うか
　◇iPhoneで使うにはどうするか

■TogglのプロジェクトはToodledoに合わせる

一番悩んだのが、このプロジェクト。

プロジェクトは、その行動の種類を表すものです。ですから、闇雲に増やしてしまうと、あとで見返しにくくなってしまう。

そこで、タスク管理をしているToodledoのフォルダに合わせることにしました。

Toodledoのフォルダには、自分のペルソナで分けています。役割みたいなものですね。



自分にはいくつもの顔があります。ブロガー[bamka_t]でもあれば会社員でもあり、誰かの友人でもありと様々です。それをフォルダに割り当ててます。

こうすることで、自分がどの役割に対してどれぐらい時間をかけているかがわかるのです。

そこで、Togglのプロジェクトでも同じカテゴライズをすることにしました。



これで、より正確に、自分の役割を認識することができます。また、自分の行動はすべて、この役割のどれかに属するので、漏れがあったりもしません。

■Togglへの記録はToodledoのタスクをコピペ

次に、Togglに記録するときには、どうやって記入するか。

私は「Toodledoに記入したことが、自分の活動すべてである」という状態を理想にしています。それはタスクだけではなく、歯を磨くとかツメを切るとかも含みます。

そういう"自分の行動"すべてをToodledoに入れたい。

そこで、Togglに記入する＝Toodledoのタスクという状態を作っています。

具体的には、単純にコピペです。Toodledoに記入したタスクを、そのままTogglに貼りつけてます。



これで、Toodledo=Togglの整合性も取れてスッキリしてます。

また、Toodledoに記入してないけど行った行動もあると思います。その時は、Togglに直接入力します。

で、もし同じようなタスクがありそうなときは、Togglの行動をToodledoのタスクにコピペします。

■Togglへは"行った活動"を記録する

さて、めんどくさがりの私が、このTogglを徹底して使いこなせるか、かなり不安ですｗ

そこで、「Togglには、行った行動だけを記録する」と決めました。

どういう事かというと。例えば、移動は記録しません。買い物とかも記録しません。ボーっとした時間もしません。

そもそもログを取る目的は、タスクにかかった時間を計測し、それで未来のタスクスケジュールの精度を上げたいからです。

ですから、自分が今後も行うであろう活動・行動に絞って、記録するようにしています。

うーん・・・言葉だとどうにも伝えにくいｗ

■タグには３つの時間を割り当てる

タグは使っても使わなくてもいいかなぁと思うのですが、いまは一応使っています。

使い方は、その時間の種類で分けています。

分け方はいろいろあると思いますが、今やっているのは「行動している時間」「考えている時間」「リラックスしている時間」の３つです。

これは、この記事を参考にしてみました。

考え過ぎのあなたに...ストレスを減らす1日「3分割」法 : ライフハッカー［日本版］

他にも「投資」「浪費」「消費」というカテゴライズも面白いと思います♪

■iPhoneでTogglを使用する

いつもパソコンを目の前にしているわけではないので、当然iPhoneでのToggl活用も必要になってきます。

Togglのアプリも出ているのですが、これが落ちる落ちる。まともに使えたためしがないですｗ

そこで、SafariでTogglのHPに行き、そのページをホーム画面に入れています。詳しくはこちらエントリーが丁寧で分かりやすいです。

時間ログ “Toggl” のiPhoneアプリが不安定とお嘆きのあなたへ | No Second Life

---

冒頭にも言いましたが、ログを取ることは大切なんだそうです。

この大切さは決して一言では表現できないのですが、私がログを取ろうと思った理由ならカンタンに説明できそうなので、ちょろっと。


取ろうと思った理由は、未来のタスクスケジュールの精度を上げたかったから。

いやぁ、よくあるんですよ。自分の能力を課題評価してか、カッツカツにToDoを詰め込んでしまって、そして結局終わらせられないでヘコむということが。

その原因はなんだろうなぁと考えると、予測がヘタクソってことです。つまり、過去にこなしたタスクを分析しないで、感覚だけで明日のToDoを詰め込むから、時間が足りなくなるんです。

タスクを完了させるのに必要な時間を知りたいなら、過去行った記録を分析しなくちゃあいけない。そこで、ログを取るんです。

ログとはもちろん過去の記録なのですが、同時に未来の予想でもあるのです。つまり、「昨日できたことは今日もできる」という理論。


自分で自分を振り回したくない。自分をコントロールしたいと思うので、ログを付ける習慣を決心しました。

一つ一つの行動の前に、Togglを起動させるのは非常に面倒ですがｗｗ逆に、このワンステップがあると「何もしていない時間」が浮き彫りになるので、気が引き締まるのです。

これもログを取る大切さかな♪




最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
もしこの記事を気に入っていただけたら、シェアをして頂けると嬉しいです。

iOS5がリリースされて、当時はリマインダー機能にウハウハしていました。

しかーし。よくよく冷静に考えれば、別にアップルのリマインダーを無理につかう必要ってないんですよね。任意の場所の設定もできないし。

そこで、Toodledoと同期できる２つのアプリを引っ張りだして、改めて使ってみました。そしたら超便利だと気づかされたのです。

Toodledoと同期できて、私が活用したのは「2Do」と「Toodledo（純正アプリ）」の２つ。

特徴として、

◇任意の場所を設定できる
◇設定した場所は繰り返し使える
◇通知時間の指定もできる
◇通知場所の追加はWebのToodledoからできる
◇これら全てを、iPhoneアプリとWebで同期できる

これだけのことができるのであれば、Appleのリマインダーアプリを使う理由はなくなってしまったなー。

■2Doは通知はないが、Nearby機能が最高

2Do: Tasks Done in Style 2.6.3（￥600）
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
販売元: Guided Ways Technologies Ltd - Guided Ways Technologies Ltd（サイズ: 28.8 MB）
全てのバージョンの評価: （415件の評価）
iPhone/iPadの両方に対応


2Doはデザインが超絶にキレイなTodoアプリです。左にはコンテキストやフォルダをタブで表示してくれ、操作性・視野性にとても優れています。



で、なにがスゴいって場所の通知の仕方がとってもキレイなんです。

設定した場所に近づいたときに、「Nearby」という項目にバッジアイコンが付き、近くで行うべきToDoと地図を表示してくれるんです。

こんな感じ。

　

コレであれば、他のアプリに混ざって見にくくなることもないですし、ついでの用事も効率よくこなせそうですね。


また、通知場所の設定も自由なんです。

キーワードでの検索・現在地はもちろん、地図上にピンを打つことで自分の好きな場所を通知場所にできるんです。

ココがApple純正リマインダーにはない機能。そして、私が一番欲しかった機能なんです。

　

唯一残念なのは、バックグラウンドでは通知は行ってくれないって点でしょうか。まぁ逆に現在位置を常に追跡しているわけではないのでバッテリーの節約になるので良し。

■Toodledoであればバックグラウンドで通知してくれる

Toodledo - To Do List 2.1.15（￥250）
カテゴリ: 仕事効率化, 辞書／辞典／その他
販売元: Toodledo - Jake Olefsky, LLC（サイズ: 4.5 MB）
全てのバージョンの評価: （329件の評価）
iPhone/iPadの両方に対応


Toodledo純正アプリであれば、バックグラウンドで現在地を追跡してくれるので、ロック画面でも通知してくれます。

指定した場所に近づくと、こんな感じで表示してくれます。



場所の設定も、比較的自由。地図上にピンをドロップして、自分の好きな場所を通知場所にすることができます。



１つ残念なのは、キーワードでの検索ができないところ。通知場所に設定するためには、地図上で場所を探して、自分でピンを打ちこむ必要があります。ちょっと不便(´Д⊂ヽ

■ToodledoのWeb上でも場所の設定できる

さて、ここからが本領発揮（遅い！）。iPhoneの力はWebサービスとの同期で底上げされます。

Web上のToodledoからでもロケーションの設定が可能で、iPhoneの各種アプリとの連携もしてくれます。

加えて、
・キーワードでの検索
・ピンを自由に動かして、地図上にドロップ可能
・電話番号、住所でもOK



パソコンだからスピーディー。もちろん、iPhoneのアプリを使って作成した場所だって、履歴として同期されます。

これこそ、Appleリマインダーを離れる最大の理由になるでしょう。ってかやっぱりパソコンでの作業の方が断然速い。


Toodledoでロケーションを設定する場合は、[設定]→[フィールドの追加]→[ロケーション]を忘れず行ってくださいね。

---

・タスクの追加：WebのToodledoを活用
・タスクの閲覧：iPhoneのアプリを活用

これが私の基本スタイルです。

やっぱりパソコンでの作業の方が断然速い。でも閲覧については、いつも手元にあるiPhoneの方が有利。

こういう使い方をするためには、やはりWebとiPhoneを同期できるサービスを使う必要が、私にはありました。

その点だと、Appleのリマインダーアプリは全てをiPhoneで行わなくてはいけなくて、不便なんですよね。

ってか、これだけの機能を無料で使えるToodledoって、やっぱすげー。


■サイトリンク
　・Toodledo
　・2Do
　・Toodledo（iPhoneアプリ）




最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
もしこの記事を気に入っていただけたら、シェアをして頂けると嬉しいです。