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メールの管理には、必要以上の時間をかけるべきではありません。特に、フォルダやラベルの仕分けで時間をかけるべきではないのです。


メールを確認するタイミングは２つ。

１つは、新しい情報を仕入れるとき。これは、新着メールの確認ですね。

もう１つは、過去の情報を拾い上げるとき。これを効率良くするために、フォルダやラベルを付けて管理するかと思います。

ですが、過去のメールを探す時間なんて、たかが知れています。ことGmailの場合は、検索機能が充実しているために、大抵のメールは検索をかければ見つけられます。

「過去のメールを探す時間」＜「仕分けする時間」となってしまっては意味がありません。

ですので、仕分けには時間をかけない。楽な方法を取る。

今回は、私がやっているGmailの仕分けをご紹介します。



（Photo： [http://www.flickr.com/photos/fixthefocus/6133587103/{Gmail! By FixtheFocus}]）

■基本コンセプトは届いたメールにラベルを貼るだけ

さて、Gmailにはフォルダ機能の代わりに、ラベルを貼る機能があります。

フォルダは箱なのに対して、ラベルは付箋。つまり、１つのメールに対して複数のラベルが貼れるのが特徴です。

私の仕分けの方法は、届いたメールにラベルを貼る。これだけの作業となっています。

つまり「新着メールを確認して、ラベルがなければ仕分けが済んでいないサイン。そのアドレスから届くメールに対してラベルを設定する」というわけです。

■具体的な作業手順

１．新着メールのラベルの有無を確認する
▼新着メールを見て、ラベルが貼られていなかったらまだ仕分けされていないサイン。ラベルを貼りましょう。



２．メールの自動振り分け設定をする
▼「メールの自動振り分け設定」を選択。このアドレスから届くメールにフィルタをかける設定をします。



▼面倒な作業はイヤなので、「From:」でしか条件付けはしません。


３．ラベルを付ける
▼既に作成しているラベルを利用するか、新規でラベルを作成する。




４．その他に必要な設定があれば行う
▼最後に、その他に必要な設定があれば行います。例えば、「このアドレスから来るメールは受信箱をスキップ」など。



こんな感じで、ポンポンとラベルを貼っつけていきます。

肝なのは、気づいた時にやること。Gmailを見ていて「あっ！これまだラベル貼れてないや」と思ったら、今回の手順を行う。

あまり凝ったやり方をしていると、仕分け作業が目的になってしまい、肝心の「必要なときに必要なメールを取り出す」という目的が見失われてしまいます。


ちなみに私のラベルは、こんな感じで管理しています。ご参考までに。

■あとがき

効率化というのは、「設定にかかる時間」＜「短縮できる時間」でなければ意味がありません。

そのためには「短縮できる時間」を多くするか、「設定にかける時間」を短くするか。２つのアプローチしかありません。

今回の件は、「設定にかける時間」を短くするアプローチでした。


方法が目的になってしまうと、設定に凝ってしまいがち。設定にばかり時間をかけないように、気をつけたいですね。・・・自分に言い聞かせておりますが。


from your @bamka_t

■関連エントリー

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◇Google検索でよく使う小技１１選。意外と知らなかったTipsがあるかも。　

◇【まとめ】ブログを書くうえで参考にしてきた文章系エントリー達。　

【読了時間：約６分】

今の時代で情報を手に入れるために必須となった、インターネットでの検索機能。

その中でもダントツ人気は、やはりGoogle検索ですね。


そんなGoogleで検索かけるときに、いつも単純にキーワードを入れて満足してはいませんか？

実は、それだけでは、必要としている情報を的確に手に入れることはできないのです。

いや、正確に言うなら、情報を手に入れるのにやたらと時間がかかってしまうのです。もっと効率的に、そして正確に情報を手に入れるためには、いくつかのTIpsを覚えておく必要があります。

知ると知らぬは大違い。

知っているものもあるかもしれませんが、知らないものもあるはず。

今回は、そんなGoogle検索で私がよく使うTipsをご紹介していきます。

■検索窓に入れるとイイ事が起こるTips

◇AND検索
キーワードAとキーワードBの間にスペースを入れて検索。すると、AとBを含んだ検索結果がでます。基本ですね。


◇OR検索
キーワードAとキーワードBの間に、OR（半角大文字）を入れる。すると「A、またはBを含む検索結果」が返されます。


◇検索結果からキーワードを除外する
キーワードの頭にマイナス記号（ - ）を入れて検索。すると、そのキーワードが含まれないように検索されます。

「iPhone -iPad」と検索すれば、iPadを含む記事は検索対象からはずれるわけです。

検索したいキーワードの検索件数が多かった場合は、こうやって絞り込みましょう。


◇固定されたフレーズを検索する
例えば「iPhoneアプリ」と検索すると、Googleは単語を区切って認識し、「iPhone」と「アプリ」を含む検索結果を返してくれます。ですが、「iPhoneアプリ」という１つのフレーズで検索をしたいときだってあります。

そんな場合は、キーワードを引用符号「" "」で囲んでやります。例で言えば「 "iPhoneアプリ"」とするわけです。

そうすれば、「iPhoneアプリ」を１つのフレーズとして検索してくれます。「iPhoneのおすすめアプリ」という検索結果は出てこなくなります。


◇今日の天気はなんだ？
今日の天気をパッと調べるときも、いちいち天気予報のページにいく必要はありません。

検索窓に「場所 天気」と入力すればOK。

例えば、「東京 天気」と入れれば、東京の天気が検索結果にパッと出るのです。意外と便利。


◇魔法の言葉「〇〇を××に（で）」
このキーワードはホント便利です。

これは、単位換算をする場合の魔法のワード。通貨の換算でもOKです。

例えば「１ドルを円に」と検索すれば、「1米ドル = 80.35円」と表示してくれます。これにはよく助けられてます。


◇郵便番号を直接叩き込む
間のハイフンもなしに、７ケタの郵便番号を検索窓に入力します。

すると、それに対応する住所がでてくる。

知っておくと重宝しますよ。


◇場所を入れたら最後に「地図」と入れる
Googleマップをいちいち開くのがめんどくさいとき。

場所のキーワードを入れた後に「地図」と入れます。

例えば「渋谷 地図」と入れる。そうすると、検索結果の一番最初にGoogleマップでの検索結果が現れます。


◇最後に
今回お話したもの以外にも、数多くの検索方法が隠されています。

これらをまとめた記事が、以下のエントリー。気になる方は参考にしてみてください。

Google検索 検索オプション・特殊検索まとめ | KUMALOG

■比較的新しい情報を手に入れる

普通にGoogleで検索をすれば、それに関連するウェブページがでてきます。

ですがその結果は、情報の発信された時期に関係はありません。

こういう時に困るのが、例えばiPhoneアプリの情報。アップデートを繰り返しているので、昔の情報が今のバージョンに使えるかどうかは分かりません。

そんなときに、情報ソースの発信時期を限定すると良いです。

やり方はカンタンで、検索結果の左はじにある「期間指定」を調整します。

こうすることで、新鮮な情報を仕入れることができますよ。

■統計データが欲しい時は画像検索

統計的な情報が欲しい時、Google画像検索をすると解決することがあります。

例えば「iPhone 販売台数」と入力して、画像検索をします。




すると、これだけの統計データ表がでました。仕事なんかでも意外と使えるTipsです。

■自分が持っている画像のサイズ違いを探す

気に入った画像があるのに、パソコンの壁紙にするにはサイズが小さい。そんなとき、どうしますか？

Googleは、画像ファイルを読み取って、それに類似した画像を検索してくれる機能があります。

Google画像検索のページを開き、あとは画像をドラッグ＆ドロップするだけ。




これだけで、その画像を解析して、類似する画像を探し出してきてくれます。

あとは、その検索結果の中で一番画質の良い画像を選べばOKです。

■あとがき

ウェブブラウザを開いて、絶対にお世話になるのはGoogle検索。

今回ご紹介したようなTipsを知っているか知らないかで、実は大きな違いがでます。

もちろん、知っていたほうが、速く、そして確実に狙った情報を手に入れられる。だからこそ、こういう小さなことを軽視はできないですね。

地味ですけど、覚えておくに越したことはありませんよ。

それでは。


from your @bamka_t

■関連エントリー

▼画像の検索についてまとめてあるので、合わせてどうぞ。

【iPhone】そろそろ最高の壁紙の見つけ方をお教えしようと思います。 / あなたのスイッチを押すブログ

▼Googleの日本語入力のTips集。見逃している人はぜひ。

見逃してはいませんか？Google日本語入力の便利機能についてまとめてみました。 / あなたのスイッチを押すブログ

【読了時間：約３分】

プライベートではMac、仕事ではWindowsと、両者を使い分けている私です。

そんな私が大変助けられているのが「Google日本語入力」。

これは、Googleが提供している日本語入力システムで、文字を入力する基本ベースとなるソフトです。

なにが便利かといえば、MacとWindowsの両方で使用できるソフトなので、双方で同じ使用感が得られることです。

Macは「ことえり」、Windowsは「Microsoft IME」と、それぞれが別の日本語入力システムを持っていると、これはこれで使いにくいのです。


さて、本題はここから。私がGoogle日本語入力を使用している、もう一つの大きな理由があるのです。

それが、予測変換とショートカット。

これがかなり優秀で、これを知っていると知らないとでは大きな違いがあります。今まで手間だと思っていた文字入力が、カンタンな日本語を入力されるだけで変換される。こんな素晴らしいことはありません。

そこで今回は、そんなGoogle日本語入力で使用できるショートカットと予測変換を、まとめてみました。


（Photo： [http://www.flickr.com/photos/manfrys/2226178289/{Google Lego 50th Anniversary Inspiration By manfrys}]）

■矢印の入力

普通矢印の入力をする際は「みぎ」とか「うえ」など入力して、変換をしているかと思います。

ですが、Google日本語入力であればもっとカンタンです。


・「ｚ＋ｈ」　＝　「←」
・「ｚ＋ｌ」　＝　「→」
・「ｚ＋ｋ」　＝　「↑」
・「ｚ＋ｊ」　＝　「↓」


つまり、z を押してすぐに k を押せば、それだけで上向きの矢印が出てきます。かなり使用頻度の高いアクションですね。

■日付・時間関係のサポート

ファイルの名前に日付を入れる方も多いかと思います。そんなとき、いちいち数字を打ち込んだりスラッシュを入れたりと、面倒くさくないですか。

Google日本語入力は、日付関係はメチャクチャ強いです。


・「きょう」　＝　「2012/05/05」「2012年5月5日」など
・「きのう」　＝　「2012/05/04」「平成24年5月4日」など
・「げつよう」　＝　「2012/05/07」（次の月曜日の日付）
・「１８３７ねん」　＝　「天保８年」
・「いま」　＝　「11:25」「11時25分」


今日や明日、一昨昨日など。または、曜日を入力。すると、今日を起点とした日付に変換してくれます。

また、西暦を入力すれば、それに該当する年号を返してくれます。これも、地味に嬉しい機能ですね。

驚くべきは、「いま」と入力すると現在時刻を示してくれる点。これのおかげで、目線を動かすことなく現在時刻を知ることができます。

文字を入力する意外にも、次の日付や今の時刻を確認する目的でも、かなり有力な技ですね。

■カタカナ英語

私も日本人ですので、英語のスペルアウトはあまり早くはありません。Facebookと打ったりWindowsと打つのは、正直おっくう。

そんなときでも、Google日本語入力は超便利。

・「ぐーぐる」　＝　「Google」
・「ふぇいすぶっく」　＝　「Facebook」
・「こーひー」　＝　「Coffee」
・「すたーばっくす」　＝　「Starbucks」


日本語の読みを入力するだけで、それに対応したスペルを入力してくれます。これが超便利。

上記の例は、ほんの一例です。他にもいろいろありますので、思いついた英語はとりあえず日本語で入力してみるといいかもしれません。

■顔文字入力もできる

今や一般的に普及した、記号の組合せで作る顔文字。これもサポートされています。

・「はぁ」　＝　「(ﾟДﾟ)ﾊｧ?」
・「てれ」　＝　「(*´ω｀*)」
・「なみだ」　＝　「(´Д⊂ヽ」


などなど。正直、覚えきれないです。それぐらい、レパートリーがメチャクチャ多い。

あとは単純に、「かおもじ」と入力すれば、顔文字の一覧がでてきます。ここから選択するのもありですね。

■その他の便利変換

他にも便利な機能があります。

例えば、郵便番号。郵便番号を入力して変換すると、対応する住所を返してくれます。


・「５６９−１１１５」　＝　「大阪府高槻市古曽部町」


また、計算機能も便利。計算式を入れた後にイコールで終われば、その計算結果を返してくれます。


・「５０３＊１３＝」　＝　「6539」

■あとがき

さすがは、世界のGoogle。日本語の世界にここまで対応できるって言うのは、驚きでしかありません。

さて、冒頭にもお話しましたが、MacとWindowsを使い分けている方にはオススメな日本語入力システムです。

これらの変換機能が身についていると、使用しているマシーンが変わっても関係なく、同じような使用感で使えるのでね。

まだご使用したことない方は、一度試しに使ってみてください。この快適さに、ヤミツキになりますよ。

Google 日本語入力 - ダウンロード

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