旧:あなたのスイッチを押すブログ

▼前回のエントリー
５ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。【GTDをもう一度 Vol.5】



前回お約束したとおり、今回のエントリーでは私が行っているプロジェクトの管理方法を、具体的にご説明していきます。

もちろん、人それぞれに合った方法がありますし、私もこれがベストだとは思っていません。これからも改良の余地はあります。

ですが、今のところコレで上手く運用できていますので、満足はしています。ご参考になれば嬉しいです。

■プロジェクトの作り方

これは前回のエントリーもご参考にしてみてください。

プロジェクトを作るために必要なのは、以下の５つのステップ。


１．Why（目的と価値観を見極める）
２．Goal（結果をイメージする）
３．How（ブレインストーミングをする）
４．Plan（思考を整理する）
５．Do（次にとるべき行動を判断する）


この５つのステップに沿って、プロジェクトは作られていきます。

では、プロジェクトを何処に作るか。これにはEvernoteを利用します。

■Evernoteによるプロジェクトの管理

Evernoteには、プロジェクト用のノートブックを作っています。


▼プロジェクトノートブック



このプロジェクトノートブックの中には、プロジェクト毎に、上記の５ステップに沿って作られたノートが入っています。言い換えれば、プロジェクトの数だけノートがあるわけですね。

そのノートの中身は、こんな感じ。


▼例：プロジェクトノート


▼Evernoteリンクも作りましたので、ご参考にどうぞ。
010:引越しの手配


ノートの題名には、３ケタのプロジェクトナンバーと、そのプロジェクトの名前を付けています。

■Why・Goal・How

プロジェクト作成の５ステップの内、最初の３つ（Why・Goal・How）に関してはラフに仕上げています。

それぞれの項目を、箇条書きにしたり文章にしたりしています。


▼最初の３ステップ



ラフにやっているとは言え、大切なのは言葉にすること。

頭の中ではいくらでも考えつきます。ですが、言葉にしようとすると、急に書けなくなる時があります。それは、自分の中で整理がついていない証拠。

こうやって明言化しておくことで、自分の頭の整理を行います。また、眼に見えるカタチにしておけば、後から見つめ直したり、軌道修正ができますからね。大切ですよ。

■Planにはちょっとしたコツを

本エントリーで一番重要な４つ目のステップ -Plan- は、少し丁寧に説明していきますね。




Planの項目とは、つまりは今後のタスクの進め方を記載する項目です。ですので、そこにはタスクを列挙していく事になります。

タスクの名前は、以下のような感じです。


　◆001-01:引越しについてのTipsをEvernoteから掘り出す


最初の３ケタの数字。これは、プロジェクトナンバーです。そして、次の２ケタの数字が、タスクナンバーです。


タスクナンバーを振り分ける大きな理由は、タスクの進行状況を把握するため。

タスクには大きく２種類あります。同時進行可能なタスク（垂直タスク）と、順番に進めていくタスク（水平タスク）です。

これらを明確にするため、こうやってタスクナンバーを振り分けています。


タスクナンバーが２ケタなのも、この垂直タスクと水平タスクを明確にするためにつけています。

２ケタの数字の、最初の数字。01と書いてあったら、0の部分。これが、垂直タスクのナンバーです。

２ケタの数字の、後ろの数字。01と書いてあったら、1の部分。これが、水平タスクのナンバーです。


例えば、以下のようにPlanを立てたとします。


　◆010-01:引越し業者を探す
　◆010-02:引越し業者に相見積を取る
　◆010-11:部屋のいらない物をリストアップ

　
この場合、「引越し業者を探す」と「部屋のいらない物をリストアップ」は、同時進行させられます。

しかし、「引越し業者を探す」と「引越し業者に相見積りを取る」は同時進行させられません。順番にしか行えないのです。

これらを明確にするために、タスクにナンバーを振っているのです。

■Do(次に取るべき行動)

次に取るべき行動を判断するのはカンタンです。

タスクにナンバーを付けていますので、その下１ケタが小さいものから行動していけばOK。

例えば以下の例であれば…


　◆010-01:引越し業者を探す
　◆010-02:引越し業者に相見積を取る
　◆010-11:部屋のいらない物をリストアップ


「引越し業者を探す」と「部屋のいらない物をリストアップ」が、次に行うべき行動です。

１つ１つのタスクの処理方法については、また別のパートでご説明していきますので、ここでは割愛いたします。

■Done(行った行動)

プロジェクトを進行させていく上で、重要なのが行動の記録。

行動の記録は、Doの後に続けて書いていくようにしています。水平線を引っ張って、その下に行動の記録を書いていく。

こうしていけば、このプロジェクトに関するプランと行動の記録を、同時に見ていくことができます。


▼行動の記録は、ノートの下に書き続けていきます。

■参考資料

プロジェクトを進めていく上で、その都度参考にしたい資料なんかもあると思います。

私は、「資料」というノートブックを別に作り、その中に参考資料を放りこんでいきます。

そして、必要な資料のリンクを、プロジェクトノートに貼り付けていく。

こうすれば、いちいち資料を探す手間はいりません。また、資料の整理をする必要もないので便利しています。


▼リンクを作りたいノートで右クリックし、「ノートリンクをコピー」を選択。


▼プロジェクトノートの好きなところに貼りつける。

■まとめ

今回のエントリーをまとめたノートを共有しました。以下のリンクから閲覧することができます。

000:プロジェクトの進め方


ぜひご参考にしてみてください。

■あとがき

プロジェクトの管理は、私が一番苦手としている部分です。

放りっぱなしになったり、次にするべき行動の判断ができなかったり。グダグダとダレてしまうんですよね。

ガントチャートを使ったり、Toodledoなどのタスク管理サービスを利用したりもしました。

ですが、現在はこの、テキストを利用したプロジェクト管理に落ち着いています。シンプルで分かりやすいのと、アクセスしやすいって言うのが理由ですね。


Toodledoも利用していますが、ここでプロジェクトを管理はしていません。Toodledoで管理しているのは、次に起こす行動のみなのです。

これについては、また別のエントリーでご説明しますので、お楽しみに。

それでは。


from your @bamka_t

【シリーズ：GTDをもう一度】

◇ストレスフリーの第一歩。頭をカラッポにするために、Inboxには全てを吐き出す【GTDをもう一度 Vol.1】

◇Inboxの処理をする前に確認しておきたい３つのルール【GTDをもう一度 Vol.2】

◇アクション不要な３つの事柄。資料・保留・ゴミの処理について。【GTDをもう一度 Vol.3】

◇タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。【GTDをもう一度 Vol.4】

◇５ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。【GTDをもう一度 Vol.5】

▼前回のエントリー
タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。【GTDをもう一度 Vol.4】


前回は、Inbox内の「アクションが必要なもの」を分類するために、アクションの数で分けるお話しをしました。

そこでお話ししたのは、「プロジェクトは、タスクの集合体」ということでしたね。

つまり、２つ以上のアクションが必要であれば、それは「プロジェクト」となるわけです。そうすると、プロジェクトというのは、実は意外と多いものです。

そこで今回は、どうやってプロジェクトを作ればいいのか。それについてお話しします。

綿密なプランニングさえあれば、頭にある「気になること」を追い出すことができ、毎日を安心した気持ちで過ごすことができます。

そのためにもまず、正しいプロジェクトの作り方、プランニングの仕方を知ることが重要です。

■プロジェクトをプランニングする意味

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/stuckincustoms/4045813826/{Connecting the community, my Twitter strategy, and American Airlines at DFW By Stuck in Customs}]）

プロジェクトそのものは、実行することはできません。

実行できるのは、プロジェクトを達成するために必要な、具体的な行動の１つ１つ。つまり、タスクです。

このタスクを１つ１つクリアしていくからこそ、プロジェクトが進んでいる実感を得られるのです。

そして、すべてのタスクをクリアした時に、求めていた結果を得ることができる。行動の積み重ねによって、目的を達成できるわけです。

踏むべきステップが目に見える。逆に言えば、そのステップを踏めば、求める結果を得ることができる。

これが、日々の安心感を生むためには不可欠なんです。

■プランニングしなければ、ストレスは溜まるばかり

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/jetheriot/6101296095/{smiley face stress ball By jetheriot}]）

例えば、「Aさんとディナーの約束したなぁ」という内容が、Inboxにあるとしましょう。

Aさんとのディナーを達成するためには、複数のアクションが必要です。つまり、プロジェクトですね。

このプロジェクトのプランニングをしないでいると、頭の中にはとめどなく不安が流れこんできます。

「お店どこにしよう。ってか、Aさんに都合のいい場所ってどこだろう。いや、そもそも日取りを先に決めなくちゃダメか…いやいや…」

結局、こんなことが頭を駆け巡ってしまい、日々の生活の中で常に気にしてなければいけなくなります。

頭の中に何かが残りつづけるのは、求める結果と次にとるべき行動が明確になっていないか、それらのリマインダーが定期的にレビューできるシステムに置かれていないことが原因である。

via: はじめてのGTD ストレスフリーの整理術


何を、どういう順序で行えば、目的を達成できるのか。その道筋を立てていないと、闇雲に暗闇を歩き続けることになります。

逆に、進むべき方向と、踏むべき道筋を立ててしまえば、あとは足を動かすだけ。機械的に身体を動かせばいいだけなのです。

だからこそ、プロジェクトのプランニングは大切なんですね。


では、プロジェクトをプランニングするには、どういうステップを踏めばいいのか。それには５つのステップが必要です。

今回は、Aさんとのディナーを実現するまでの過程を例にとってみます。

■１．目的と価値観を見極める

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/goddess-arts/2929672944/{why? By .sarahwynne.}]）

そもそも、何故Aさんとのディナーをやるのか。これがまず最初にあるべきです。

約束をしたから？いや、それならきっと「約束を守りたいから」が理由になります。他にも「Aさんと会話をする場を作りたいから」かもしれません。

そもそも何故このプロジェクトが、自分にとって必要なのか。その目的と、自分の価値観を見つめ直します。

このステップが何故重要なのか。それは、今後すべてのステップは、このステップに向けて発進されるからです。

目的が違えば方法が違う。価値観が違えば結果が違う。

自分が得たい結果があるのなら、最初に目的と価値観を明確にしましょう。そうでないと、最後の最後になって「こんなはずじゃなかった…」と落胆する原因となります。

■２．結果をイメージする

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/corscri/1320198723/{Malinconia. L'ultima partitella (the last match of the summer) By Corscri Daje Tutti! [Cristiano Corsini]}]）

自分が得たい結果を、頭の中で創造します。

「Aさんが和やかに笑っている様子が浮かぶ。私と２人で、時間は夜かな。店の雰囲気は、静かで清潔感のある場所だなぁ。…」

こんな感じで、自分が得たい結果のイメージを思い浮かべるようにします。

得たい結果を具体的に思い浮かべるほど、次のステップで出てくるアイデア・懸念事項・リスクなどが想定しやすくなります。

ですので、自分は最終的にどんな状態になっていたいのか。それを頭の中で形作り、明確化しておくことが大切です。

■３．ブレインストーミングをする

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/daves-f-stop/5511706118/{Untitled [Explored Front Page] By - Dave Morrow -}]）

得たい結果が想像できると、その結果に向かって、脳は勝手に別の想像を始めます。

「Aさんの都合は、いつなら大丈夫だろう」「お店の定休日や時間は？」「エリアはどこらへんにしよう」「待合せはどこにしよう」「そういえばAさんって、タバコ吸ったっけ？」「あれ、誕生日近かったような…」

あなたの脳は、望んでいることと現在の状況の間にギャップがあることを認識し、そのギャップを埋めるための手段を自動的に模索しはじめる。

via: はじめてのGTD ストレスフリーの整理術


ただし、この時の想像はかなり自由奔放。あっちにいったり、こっちにいったり。かなりワガママに働き続けます。

ですが、ここでの想像に制限をかけてはいけません。思い浮かぶままに想像し、それを文字に残しておきましょう。

整理は、このあとじっくりするので大丈夫。まずは、可能性をガンガン出すことが大切です。

■４．思考を整理する

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/loungerie/235744829/{planning By loungerie}]）

ブレインストーミングで出てきた数々のアイデア。これを整理することが、プロジェクトのプランニングのスタートです。

例えば、こんな感じ。


1-1: 日付と時間を３つピックアップする
1-2: Aさんに候補日を連絡し、アポイントを確定させる
1-3: Aさんに待合せ場所と時間を連絡する

2-1: エリアの決定
2-2: レストランのリストアップ
2-3: レストランの予約


かなりアバウトですが、こんな感じになりますかね。

どんな順序で行動を起こせば、ゴールに到達できるのか。それを組み立てていきましょう。

あるタスクが終わらないと実行できないタスクもあるでしょう。逆に、同時に進行できるタスクもあるでしょう。

これらを上手くまとめて順序よくステップを決めていき、ゴールへの道筋を決めておく。

これができれば、あとは実行するだけです。

だって、その道を踏めばゴールへ向かえると、今ココで決定したのですから。あとは何の心配もせず歩くだけ。それだけで、ゴールに到達できると今決めたのです。

■５．次にとるべき行動を判断する

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/nattu/1115248583/{It takes a long time to grow young. By nattu}]）

プランニングが道筋なら、行動は足を踏み出すことです。実際に行動にしていきましょう。

まずできることは、ディナーをする日付と時間を３つリストアップすることと、エリアの決定ですね。

それが終わったら、アクションの結果の記録もお忘れなく。

■まとめ

＜プロジェクトのプランニングにおける５つのステップ＞

１．Why
目的と価値観を見極める。

２．Goal
結果をイメージする。

３．How
ブレインストーミングをする。

４．Plan
思考を整理する。

５．Do
次にとるべき行動を判断する。

■あとがき

今回は、プロジェクトの作り方についてお話ししました。かなり概念的な内容になってしまいましたね。

次のエントリーでは、私が具体的にどうやって進めているかお話しします。

EvernoteとToodledoを利用した方法ですので、ユーザーにとってはお役に立てるかと思います。


プランニングは、正直めんどうくさいです。時間もかかるし、プラン通りに進まないことだってある。

ですが、道筋を定めないで場当たり的に行動していると、結局目的に辿りつけなかったり、得たい結果が得られなかったりします。

時間を作って、しっかり練るようにしたいですね。それでは。


from your @bamka_t

■関連エントリー

◇ストレスフリーの第一歩。頭をカラッポにするために、Inboxには全てを吐き出す【GTDをもう一度 Vol.1】

◇Inboxの処理をする前に確認しておきたい３つのルール【GTDをもう一度 Vol.2】

◇アクション不要な３つの事柄。資料・保留・ゴミの処理について。【GTDをもう一度 Vol.3】

◇タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。【GTDをもう一度 Vol.4】

▼前回のエントリー
アクション不要な３つの事柄。資料・保留・ゴミの処理について。【GTDをもう一度 Vol.3】 / あなたのスイッチを押すブログ　



前回までの話で、Inboxにある「行動が必要ないもの」の処理は終わりました。

これからは「行動が必要なもの」についてのお話です。


行動が必要だと言っても、その性質は様々です。

今できるものもあれば、特定の条件下でしかできないものもあります。また、他のタスクが終わらないと始められないもの等、その性質は千差万別。

これらをゴチャゴチャにしたままでいると、抜けや漏れの原因になるだけでなく、タスクを実行するタイミングさえ逃してしまう可能性があるのです。

ですので、「行動が必要なもの」を細かく属性分けしていくことが重要です。


そう考えると、Inboxの整理は「タスクの属性分け」だと言えますね。

これからは、この属性分けを１つ１つ順番に行っていくことになります。

まず最初のステップとして、それが１つのアクションで完結するのか、それとも複数のアクションを必要とするのか。それを判断しましょう。

■タスクの定義

ここでまず、「タスクとはなんぞや？」と迷ってしまわないように、定義付けしておきましょう。

タスクとは、目に見える物理的な行動です。


例えば、「旧友との飲み会をセッティングする」というのは、タスクとは言えません。”セッティング”というのが曖昧だからです。

これを物理的な行動に落としこむとしたら、「招待メンバーのリストアップ」や「飲み屋の予約」となるでしょう。


何故、物理的な行動である必要があるのか。それは・・・

次にとるべき具体的な行動を決めておかないと、そのことが意識にのぼってくるたびにもやもやした気持ちになり、ますます行動から遠ざかってしまう。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術


ということだからです。


また、ここで一つ気をつけなければいけないのが「決断」という性質のもの。これは、タスクには成り得ません。物理的な行動ではないからです。

例えば「明日行うべき行動を決める」とあっても、これをそのままタスクリストに入れてはいけません。物理的な行動としては「明日行うべき行動を手帳に書き出す」となるわけです。


行動を設定しないことには、タスクは前に進まない。これが、とても大切です。

■複数のアクションが必要か？

それではここから、「１つのアクションで完結するもの」か「複数のアクションが必要か」を判断し、分けていきましょう。


「１つのアクションで完結するもの」は、読んで字の如くです。

例えば「Aくんに電話する」とか「ツメを切る」など。それ１つで完結するものですね。


逆に複数のアクションが必要なものは何か。これは先程の「旧友との飲み会をセッティングする」というようなものです。

セッティングするには、いくつかのプロセスが必要になるはずです。メンバーを選定し、メンバーに連絡し、スケジュールをフィックスし…。

つまり、これが「プロジェクト」になるわけです。プロジェクトとは、つまりタスクの集合体。

ゴールが「旧友との飲み会を開催する」ことになり、それを達成するための物理的な行動を列挙すれば、それがプロジェクトにおけるタスクリストになるわけですね。

■単体アクションもプロジェクトの一部かもしれない

１つのアクションで完結するもの。それも掘り下げて考えると、プロジェクトの一部かもしれない。これも、見逃せない視点です。


先ほど「Aくんに電話する」というタスクを例に出しました。例えばこの要件が、ただの雑談であれば構いません。

ですが、例えばこれが「今度の飲み会の幹事をお願いする」のが要件だとします。

するとこのアクションが、実は「飲み会を開催する」というプロジェクトの一部であることが分かります。


こういうコトが、割と日常にありえます。そう考えると、自分が抱えているプロジェクトが意外と多いことに驚くかもしれません。

ですが、タスクとは何かの目的を達成するためのアクションであることが多い。ですから、プロジェクトの数が多いのは必然とも言えますね。

■プロジェクトの粒度を考える

もう１つ、プロジェクトかどうかを判断するに当たって考えるべき視点があります。それが、プロジェクトの粒度です。

１つのアクションで完結するものであっても、それを細かくしようと思えばどこまで細かくできてしまいます。

例えば「Aくんに電話する」というのも、細かくすれば「電話帳からAくんの電話番号を調べる」「受話器を手に取り、番号をプッシュする」など、いくらでもできます。

ただ、これをやることが非常に非効率であることは、感覚で分かると思います。

では、どこまでがプロジェクトで、どこまでが単体タスクなのか。いよいよ分からなくなってきました。


そこで、自分の中の明確なものさしを持っておくといいでしょう。

例えば、そのタスクにかかる時間で判断してもいいかもしれません。「４５分以上かかるタスクは、細かく分ける」とか。

このものさしは、自分で見つけることが大切です。参考としては、タスク管理の鬼であるjMatsuzaki氏のエントリーが役に立つかと思います。

タスク完遂の秘訣！３つの視点でタスクを細分化しよう！！ | 旧jMatsuzaki

■タスクはToodledo、プロジェクトはEvernote。

タスクとプロジェクトの判断・区別ができたら、それぞれ適切な受け皿を用意しましょう。

私の場合、タスクは全てToodledo、プロジェクトはEvernoteで管理するようにしています。

ですので、タスクはそのままToodledoに追加し、プロジェクトはEvernoteにノートブックに放り込みます。

ただ、先程も言ったとおりプロジェクトはタスクの集合体です。ですので、プロジェクトにおける行動も、最終的にはToodledoに入り込んでくることになりますね。




ToodledoとEvernoteでの管理方法については、「プロジェクトの進め方」についてエントリーを今後書きますので、そこでお話しします。

今回は、タスクとプロジェクトを判断・区別し、それを適切な受け皿に放り込むところまでやりましょう。

■あとがき

今回の話は、実は私が苦手とする部分でもあります。どこかと言うと、プロジェクトの粒度の部分。

粒度が大きすぎると、そのタスクを実行するための気力と労力が大きくなってしまう。そして、手付かずになり、後回しの原因となってしまう。

逆に粒度が細かすぎると、今度は確認や進捗の記録を細かく取らなければならず、非効率になってしまいます。

先程は、自分のものさしを持つことが重要だと言いました。ただ、長くこなして感覚を養うことも大切なんです。

そういう意味で、私はまだまだ経験不足。これから自分のスタイルを確立していかないといけないと考えています。


次回は、プロジェクトの管理方法についてお話ししようかと思います。お楽しみに。

それでは。


from your @bamka_t

■関連エントリー

◇ストレスフリーの第一歩。頭をカラッポにするために、Inboxには全てを吐き出す【GTDをもう一度 Vol.1】 / あなたのスイッチを押すブログ　

◇Inboxの処理をする前に確認しておきたい３つのルール【GTDをもう一度 Vol.2】 / あなたのスイッチを押すブログ　

◇アクション不要な３つの事柄。資料・保留・ゴミの処理について。【GTDをもう一度 Vol.3】 / あなたのスイッチを押すブログ　

▼前回のエントリー
Inboxの処理をする前に確認しておきたい３つのルール【GTDをもう一度 Vol.2】


前回のお話では、Inboxの処理におけるルールはバッチリかと思います。これで、Inboxの処理の準備が整いました。

ここからは、そのInboxの処理の方法についてお話ししていきます。

Inboxの処理では、Inboxの中身１つ１つの内容の性質を把握して、それぞれ適切に分類していきます。

今回の処理の判断基準は、「アクションを起こす必要があるかないか」です。

■アクションが必要ないものを取りだす

Vol.1でも言ったとおり、Inboxに入っているのはタスクだけではありません。その中には、アクションが必要でないものも含まれていると思います。

アクションが必要でないものは、大きく３つに分けることができます。

◇ゴミ
◇保留
◇資料

以上の３つが、アクションの必要ない物になります。

私はInboxをEvernoteに作っています。ですので、Inboxの中身を適切なノートブックに振り分けることが、具体的なInboxの処理方法になります。

では、それぞれご説明していきましょう。

■ゴミ

ゴミとは、言葉のとおりです。何かアクションをする必要もないし、参考資料としての価値もない。

そういうものは、Deleteボタンを押して、ノートを削除してしまいます。

■保留

保留とは、今すぐのアクションが必要ないものです。これには大きく２つのカテゴリーに分けることができます。

◇Somedayリスト
例えば、私がInboxに投げ入れた「字を綺麗にかけるようになりたい」は、すぐのアクションは必要ない。ですが、いつか手をかけたいものです。

漠然と「いつかやりたいなぁ」と感じるものですね。こういうものは、私は「Wantノートブック」に入れてあります。




Wantノートブックには、必要なアクション毎にノートブックをスタックしています。それが、どこかに行くのか、ほしい物なのか、はたまた読みたい物なのか等々。

こういうものは、レビュー（振り返り）をするタイミングを自分で作り、折をみてチェックしておきたいですね。


◇タイミングが来たらチェック
頂いたメールで「今度のアポイントの前日に、改めてチェックしておけばいい」というものもあります。

そういうものは、自分でリマインダーを設けるか、スケジュールに組み込んでおくと忘れにくいです。

私の場合、まずEvernoteの「カレンダーノートブック」に入れます。




そして、共有用のURLをコピーして、Googleカレンダーのメモ欄にペーストしています。



こうしておけば、そのタイミングですぐに見返すことができるので便利です。

■資料

資料とは、特にアクションを起こす必要のないものです。

例えば、気になるウェブクリップだったり、本を読んだ時の感想だったり。

そういったものは、それぞれ適切な場所に補完しておきましょう。私はEvernoteのノートブックで管理しています。

▼コチラが、私の整理の仕方。
【Evernoteが続かない３つのメンドクサい】第２話：整理整頓がメンドクサいを解消する。


大切なのは、必要なときに必要な情報を取りだせること。これが達成できるなら、もちろんEvernoteに固執する必要はありません。

■まとめ

◇アクションが不必要なものは３つに分けられる。ゴミ・保留・資料の３つ。

◆役立たないものはゴミ箱へ捨てる。

◇保留には２つある。「いつかやりたいこと」はSomedayリストへ。特定の日付でチェックしたいならリマインダーを。

◆資料は、すぐ取りだせる場所へ補完しておく。

■あとがき

今回のお話で、地味に大事なのがEvernoteの共有を利用したテクニック。

URLを作れるので、どこからでもアクセスできるリンクを作れる。これは今後も便利に使えます。


では、次からはアクションの必要なものの処理について。その方法を振り返っていきましょう。


from your @bamka_t

■関連エントリー

◇【GTDをもう一度 vol.0】できている気になっているけど、しっくりこない。ならば一緒に組み直そう。

◇ストレスフリーの第一歩。頭をカラッポにするために、Inboxには全てを吐き出す【GTDをもう一度 Vol.1】

◇Inboxの処理をする前に確認しておきたい３つのルール【GTDをもう一度 Vol.2】

▼前回までの記事
【GTDをもう一度 vol.0】できている気になっているけど、しっくりこない。ならば一緒に組み直そう。
ストレスフリーの第一歩。頭をカラッポにするために、Inboxには全てを吐き出す【GTDをもう一度 Vol.1】


前回はInboxへの収集についてお話ししました。これで、頭に引っかかっている事がらは、すべて外部に吐き出せたかと思います。

次には、その吐き出した事柄を処理（仕分け）していきます。

その内容が、タスクなのか資料なのか、はたまたゴミなのか。これを判断して、適切に処理していくのです。


ですがその前に、Inboxの整理におけるルールについてお話ししましょう。

私がInboxの整理をするときは、３つのルールを遵守しています。

このルールに則って行わなければ、効率性が失われるだけでなく、抜けや漏れの原因にもなってしまうのです。

■ルール１：重要性の判断はしない

Inboxの処理をするにあたって、その中身の重要性を判断するのは、まだ先です。

つまり、「コッチの方が大切だから、先に処理してしまおう」と、優先順位をつけてはいけないのです。

何故なら、自分の意図によって選んで処理をしていけば、必ず後回しになる物が出てくるからです。それは、抜けや漏れの原因になってしまう。

ですので、Inboxの処理をする際は、中身の重要性を無視するのがルール。

具体的に言えば、上から順番に処理していきましょうってことです。

私はEvernoteのノートブックに「Inbox」を設けています。ですのでこの場合は、上から順番に処理していくことがルールになります。

■ルール２：複数の処理を同時に行わない

処理をしていると、どうしても仕分けする先に迷ってしまうことがあります。

「これはゴミかな。…いや、もしかしたら将来役立つかもしれないから、資料か。でも…」なんて感じ。

そうやって悩みつつ、ふと横に目をやると、カンタンに処理できそうな物が目に飛び込んできました。

「こっちから先にやろうかな…。すぐ終わるし…。」


でも、この誘惑に負けてはダメ。これでは、ルール１を破ってしまうことになります。

そうすれば、後回しが発生します。

一度後回しにしてしまうと、再度それに手をつけるのに、最初のとき以上のやる気と集中力が必要になってしまう。

ですので、処理をするときは１つ１つに集中しましょう。脱線は禁物です。

■ルール３：Inboxは空にする

Inboxの処理には、それなりの労力と時間を要します。

ですが、だからと言って途中で止めてしまうのはダメなんです。必ず、Inboxは空にして終わらせなければ。


ルール１とルール２がありますので、Inboxの処理は上から順番に、そして１つずつこなしていきます。

これを途中で止めてしまったら、どうなるか。

次の日には、また新しい事柄がInboxに降り注いできますので、昨日残した物は下の方に埋もれてしまいます。

そのまま今日もInboxの処理を始め、また途中で止めてしまった。

これを繰り返していると、絶対に辿りつけない事柄が発生してしまうのです。

ようやく辿りついた頃には、その埋もれた事柄の締切りが過ぎてしまった。そんなコトが、起こり得るわけです。


ですので、Inboxの処理を始めたのなら、Inboxが空になるまで続ける必要があるのです。

■あとがき

次回からは、具体的なInboxの処理についてお話ししていこうかと思います。


GTDの本を読みなおして、「できてなかったなぁ。適当にやってたなぁ。」と言うのが今回の項目。正直、我流でやっていました。

改めて読み直すと、いろいろと発見があるものですね。こうやって、自分で改めてまとめ直すと、いろんな発見があって面白いです。


from your @bamka_t