旧:あなたのスイッチを押すブログ

さて、ここに一つの大きなバケツがあります。

このバケツに、砂利、小石、大きな石を詰めたい。さて、あなたはどれから先に入れますか。



（Photo： [http://www.flickr.com/photos/nromagna/5643588854/{Zanzibar in a bucket By nromagna}]）

■バケツを満杯にするなら、まずは大きな石から

このバケツを満杯にするために砂利から入れ始めたら、さてどうなるか。

答えはもちろん、「砂利で満杯になる」です。そうなれば、小石や大きな石が入る余地は、もう二度と訪れません。

バケツに砂利、小石、大きな石をつめたいのなら、まずは大きな石から入れるべきなのです。

大きな石を入れ、次に空いた隙間へ小石を足し、最後に砂利を流し込む。この順番でなければ、すべての石を使ってバケツを満杯にすることはできないのです。


さて、これは何の話かといえば、時間の使い方の話です。

つまり、石の大きさは、あなたが持つタスクの重要性。砂利にはそれほどの価値はなく、大きな石こそあなたにとっての重要なタスクなのです。

■重要なタスクを先に入れないと、今日は砂利でいっぱいになる

これは、スティーブン・R・コヴィーが執筆した「７つの習慣」に登場する１コマです。この喩え話が、私は大好きです。

タスクというのは、重要度と緊急度で区分して、大きく４つの領域にわけることができます。


※参考リンク：７つの習慣における時間管理マトリクス。各領域で行うべきアクションとは何か。 / あなたのスイッチを押すブログ　



後悔しない人生を送りたいのであれば、重要なタスクにフォーカスをするべき。これは、言わずとも当然な話ですよね。

さて、緊急で重要なタスクというのは、放っておいてもやるものです。なんせケツに火が付いていますからね。寝る間も惜しんで取り組むことでしょう。

ですが、困った問題は「重要だけど、緊急ではない」タスク。これがどうにも手を付けにくい。

緊急性がないので「いつかやれればいいなぁ」とか「時間ができたら取り組もう」なんて思って、結局先延ばしにしてしまいがち。そんな性格のタスクなのです。

例えば、「田舎の両親に孝行をしてやりたい」とか、「海外へ一人旅いきたいなぁ」なんて考えてみたものの、結局実行できずにいる。そんなこと、ありませんか。

しかし、これらは緊急性がないだけであって、自分にとってはとても大切なこと。決してサボってはいけないハズのタスク。

それがおざなりになるというのは、自分で時間を創りだせていないか、そもそも大して重要ではないかの２つです。


では、どうやったら時間を創りだすことができるのか。そのカギは、スケジュールにあります。

■重要なタスクはスケジュールに組み込んでブロックする

緊急ではなく、重要なタスク。これを「いつか」やろうとしていると、その機会は一生訪れてはきません。ですので、自分で掴みにいく必要があります。

そのために役立つの方法が、予めスケジュールに組み込んでしまうこと。

私の場合、スケジュールの管理はGoogleカレンダーを使用しています。そこには、単純にアポイントや予定だけではなく、自分が行う行動についても記入してしまいます。

例えば、ランチやディナーの固定時間、ブログの執筆、次回帰省した際に行う親への活動時間などなど。




これらをパズルのように組み立てていき、一週間の予定をすべて埋めるようにしています。こうすることで、自分が「いつ」「どんな活動を」するべきか明確にして、活動する時間を創りだしています。


また、カレンダーの色は自分のペルソナ（役割）で分けるようにしています。

例えば、「緑＝会社員」「青＝プライベート」「黄色＝友人・家族」「紫＝ブロガーとしての自分」という感じ。

こうすることで、一週間の予定の中で、どの役割の活動が多いかを一見して把握できます。そして、もし黄色（友人・家族）の時間が少ないなら、次の週は少し多めに活動時間を取るように一週間を設計するのです。




こうやって、自分の役割における活動時間を設計し、予めスケジュールに組み込んでしまう。そうすれば、自分にとっての大きな石を最優先にこなし、最後に砂利を入れていくことができます。

■あとがき

今回も、前回に引き続きセミナー「MSLA - The meeting for the study of Liberal arts」のプレゼン内容から抜粋です。

ちなみに、このセミナーは私の実兄であるDiceKの主催するものなんです。私も初めて参加しましたが、参加者みんな向上心が豊かで、わくわくが止まりませんでした。

学生も多くて、これからの社会を活性化させてくれる、大きな希望です。なんだか、私も感化されてしまいましたよ。もっと頑張らねば。

また来月もイベントがあるようなので、もしご興味があればお声かけください。それでは。


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■関連エントリー

◆７つの習慣における時間管理マトリクス。各領域で行うべきアクションとは何か。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◆タスクやスケジュールを自分の役割で分類すれば、時間と力の配分がコントロールできる。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◆オフラインでする作業は決めておこう。私がオフラインでやっている5つの事。 / あなたのスイッチを押すブログ　

７つの習慣という本の中に、時間管理についての重要な項目があります。

それが、時間管理マトリクス。

これは、時間の使い方に関する指標のようなものです。

縦軸に重要度、横軸に緊急度をとり、４つの領域を作る。そして、自分に降り注いでくるタスクがどの領域に属するか判断する。

そうすることで、自分の人生にとって重要なことにフォーカスできるのです。


▼以下の図が、その時間管理マトリクスです。



このマトリクスの主張は、「緊急でないが重要なモノに注力することこそ、自分が真にやりたいと望むことに注力していると言える」ということです。

ですが、普段の生活の中で「重要だが緊急でないもの」にだけ注力していくのは不可能です。タスクは止めどなく降り注いできますので、それを適切に処理しなくてはなりません。

そこで今回は、これらの時間管理マトリクスの各項目において、自分が取るべきアクションはなんなのか。それをお話しようと思います。


（Photo： [http://www.flickr.com/photos/fdecomite/406635986/{Tunnels of Time By fdecomite}]）

■第一領域：重要かつ緊急なモノ

【例：締め切り直前のタスク / クレームへの対応 / 直前に迫った会議の資料づくり】

重要かつ緊急なもの。これは、ケツに火がついているタスクですね。タスク管理を行う上で、最優先で行うべきタスクです。

なので、絶対にやりましょう。

あなたにとって緊急かつ重要なのであれば、気合いと根性で達成すべきタスクです。

ここに、テクニックはあまり必要ではないように感じています。というのも、重要で緊急なものは、あなたが今日のタスクをピックアップするときに、一番最初に考える項目なのですから。自ずと手をつけるはずです。

もし、このマトリクスに入っているタスクを前をして、重い腰が上がらなかった場合。それはタスク自体の性質を見直す必要があるかもしれません。

つまり、「そのタスクは、あなたにとって重要ではないのかもしれない。」ということです。

■第二領域：重要かつ緊急でないモノ

【例：人間関係づくり / 体力づくり / スキルアップ（自分を磨くこと） / 準備や計画】

この性質のタスクは、結構厄介。というのも、緊急でないので放っておくと全然手をつけません。

例えば、旅行の計画なんかがそうですね。

ケツは決まっているのだけれど、それは３ヶ月も先の話。「そんなに急ぎでないや」と後に後に先延ばしして、結局ラストの１週間でバタバタしてしまう。

旅行の計画であれば、むしろ良かった方です。ですがこれが、自分の夢や目標であればどうでしょう。

ついつい目の前にある第一領域のタスクに目を奪われて、おざなりになってしまった第二領域のタスク。それは、夢や目標を先延ばしにする行為です。これを１ヶ月、１年、そして１０年と続けていったらどうでしょう。

あなたの人生は、結局なんのためにあったのですか？と問わざるを得ません。

ですので、自分にとって重要なのですから、緊急であるなしに関わらず手をつけなければなりません。

時間を創って実行するしかないのです。


そこで私が一番有効だと考える手段が、スケジュールをブロックしてしまうこと。

つまり、「いつかやろう」と考えている、その「いつか」をスケジュールに入れてしまうのです。

こうすることで、そこに他人からのスケジュールが入り込んでくることもありません。誰にも邪魔をされずに、その時間を確保することができます。

■第三領域：緊急かつ重要でないモノ

【例：突然の来訪への対応 / 多くの会議 / 無意味な接待やつきあい / 多くの報告書】

これの処理に困っている方が、実は多いのではないでしょうか。

こんなタスクは人に委任してしまいましょう。

だって、自分にとって重要でないのなら、自分が行う必要性はどこにもないのですから。誰かに頼んで、代わりにやってもらいましょう。

それは、お願いベースでやってくれるかもしれません。もしかしたら、対価としてお金やその他の報酬を支払う必要もあるかもしれません。

ですが、わざわざ時間という最高の資産を損失することはないのです。

もちろん、すべてのタスクにおいて委任ができるとも限りません。ですが、自分の時間は極力浪費するべきではないのです。

■第四領域：重要でも緊急でもないモノ

【例：暇つぶし / 長時間の息抜き / だらだらとした電話 / 世間話 / その他、無意味な活動】

するな！とは言いません。適度な息抜きは必要ですし、一見無駄だと思えることが後に大切だったと気づくこともあります。

ですが、例えばテレビを見たり、目的なくネットサーフィンをしたり。そういった何の価値も産まない活動は、やるべきではありません。

時間は、全世界の人間に平等に与えられた唯一の資産。１日は、万人において２４時間です。

この限られた、そして平等に分け与えられた資産。これをどうやって使ったかによって、他人との差になります。

ですので、時間の使い方には、細心の注意を払うべきでしょうね。

■あとがき

今日のこの内容は、私が昨日参加したセミナーでの内容から、一部を抜粋したものです。

７つの習慣は、私も何度も何度も読み返しています。ですが、それでも昨日のこの話は、改めて時間の使い方の重要性を思い出させてくれる内容でした。

当セミナーでは、他にも有志でプレゼンを行われており、なんとも為になる時間となりました。

なにより、多くの学生や会社員の方々とコミュニティを築けたのは、自分にとって大きな財産です。

このセミナーの主旨は、「多くの人間との交流の場」。私もまた参加して、多くの方に触れ合ってこようと思います。

それでは。




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■関連エントリー

◆タスク管理で絶対にサボれないたった１つのこと。今日のToDoを書き写すべき理由とは。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◆メモとはトリガーである。その場ですべてを記録する必要はないのであって、メモることを諦めてはいけない。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◆タスクやスケジュールを自分の役割で分類すれば、時間と力の配分がコントロールできる。 / あなたのスイッチを押すブログ　

気をつけていても、意外なタイミングでやってくるオフライン状態。駆けこんで入った喫茶店が、実は電波が入らなかったなんてこと、結構あります。

そんなときに、何をするかを事前に決めておくといいですよ。

オフライン状態というのは、今の時代ではイレギュラーな事態。

そんな状態に遭遇すると、まず「なにをしようか」を考えてしまって、結局なにもせずに終わってしまうなんてことも多分にあります。

それを避けるためには、やはり「予想外の事態を想定しておく」ことが大切です。


そこで、私がオフラインで何をしているかをご紹介します。

■日記の作成

photo credit: Limeryk via photopin cc


何をしようかなぁと迷ったときに、まっ先にやるようにしているのが「日記」。昨今ではライフログなんて言ってますね。

というのも、こうやって邪魔されずにまとまった時間が取れるのは、私にとってかなり貴重なのです。

邪魔されない時間は、極力「考えること」に時間を割きたいってのが、最近の考えです。


私は日記をEvernoteにつけています。

入力の方法としては、iPhoneのえばろぐを使用してみたり、MacのEvernoteクライアントに直接書き込んだり、さまざま。あんまり形に囚われないように気をつけています。


できあがったものは、とりあえず置いておいて、オンライン状態になったら同期するようにします。

オフラインだからEvernoteが使えないわけじゃないですからね。同期できないだけです。

オフラインでだってやれることはいっぱいあるので、Evernoteはガンガン使っていきますよ！

■考える時間にする

photo credit: mohammadali via photopin cc


事前に決めておいたテーマについて、掘り下げて考える時間にしています。

テーマは、次のブログのことだったり、人へのプレゼントの内容だったり、様々です。

こういう「考えるテーマ」は事前にいくつか持っていて、いつでもそのテーマについて掘り下げられるようにしています。


掘り下げる方法もいろいろ。紙とペンで、もしくはEvernoteに新規のノートを作って、またはマインドマップアプリを使って。だらだらと書いてみます。

いきなり考えをまとめようとせずに、思いついた端からバンバン書いていく。そして、ドンドンアイデアを掘り下げていきます。

オフラインでよかったと思うのは、すべてが自分の頭の中の情報であり、他から干渉されることがないことです。

オンライン状態でやろうとすると、「あっ、コレわからないからググろう」なんて言って、他から情報を取ろうとしてしまう。

すると、思考が止まってしまって、結局は "脱線" となってしまうんです。

だから、オフラインの効用とも言えますね。


考えるテーマについては、事前に決めておくことをオススメします。

その時になって「なにについて考えようか」と考え始めると、そこから抜け出せなくなってしまうことが多々ありますので。

■ブログのアイデア出し or 下書き

photo credit: Malinkrop via photopin cc


私はブログの執筆をEvernoteで行っています。

先ほどチラッと言いましたが、Evernoteがオフラインでできないことは、同期だけです。（もちろん、ネットの閲覧はできませんが）

ですので、事前に作っておいた下書きや、ネタ帳ノートブックは使えます。

それを利用しつつ、今日のブログの下書きをチマチマ書くようにしています。

基本は一気書きをしている私ですが、こうやって小さく積み上げている記事も中にはあるのです。

■EvernoteのInbox整理

photo credit: Mr.Tea via photopin cc


EvernoteのInbox整理なんかも、できる範囲でやってしまいます。

記事のURLのクリップなんかはリンクを開けないので、そのまま放置。アイデアメモとか事前にしてあったウェブクリップなんかの処理をしています。

寝る前にInbox整理に時間を作ってはいますが、使える時間は有効に活用しないと。

■RSSの未読処理（スターを付ける）

photo credit: Hamed Saber via photopin cc


私のRSSリードの処理の方法は、


◇iPhoneアプリ「Reeder」を使って、気になった記事にスターを付ける。
　　↓
◇まとまった時間にスターを読む


こんな流れで行っています。

オフラインでできるのは、最初の「Reeder」によるスター付け。これをオフライン状態、中でも電車の中なんかでパパっとやるようにしています。

※参考リンク：RSSを最速で読みこなしてみせる。スター付けてを一気に処理するのが吉。 / あなたのスイッチを押すブログ　

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大切なのは、オフラインで何をするかを決めておくこと。

不測の事態・・・とまでは言いませんが、今の世の中でネットが繋がらないということは、そうそう起きることじゃありません。だから、いざオフラインになると「どーしよー」と悩んでしまう。

ですが同時に、これは起きうる事態でもあるんです。

そうなってから「どうしようかな、なにしようかな」を考えていては、結局なにもせずに時間が過ぎていってしまいます。

オフラインでもできることをリストアップしておくと、いいと思いますよ♪


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自分がどんな役割をになっているか。それを意識したスケジュール・タスク管理が大切だと思っています。

なぜ大切かといえば単純なことで、「大切なモノを大切にするため」です。


人はみんな色んな役割をもっています。ペルソナ（外的側面）とも言いますね。家族としての自分、会社員としての自分・・・などなど。

それを意識したタスク管理やスケジュール管理は、人生をバランスよく生きるために必要なことなんです。

■役割の重要性とそれにかける時間と力のバランス

私もいろいろな自分を持っています。家族・友人・恋人・bamka_t・会社員 etc.

これら一つ一つが自分にとって大切な役割であって、どれ一つとってもないがしろにはできない。

けれど、意識しないと力のバランスがバラバラになってしまうんです。「家族に対してあんなことしたい…」と思いはするけど、なんにも実行できていなかったり。

そんなことを繰り返し、先送りにしつづけた結果、いつか「大切なモノを大切にできていない」ことに気づく。これは、かなり大きな後悔を背負うようになってしまう。これだけは、私はなんとしても避けたいんです。

だからこそ、自分が担う役割を意識し、その役割にかける時間をバランスよく配分していく。これが「大切なモノを大切にする」第一歩です。

■Googleカレンダーを役割でわける

時間の配分のバランスを取るために、私はGoogleカレンダーを自分の役割で分けています。そして、一週間の予定は週末に組み、配分のバランスをとっています。

例えばこんなかんじ。



こうやって一週間の予定を組むことで、役割ごとの時間の配分が目でみてわかります。「なんとなく大切にしている」という曖昧な行動を回避するのにスッゴく役立つ。


これはアシタノの北さんの記事がとても親切です。シリーズ全部読むことをオススメします。激奨いたします。

新しいことを始めるときには「手持ち時間」と「見積もり時間」でジャッジするーアシタノ・ハックス第5回

■Toodledoのフォルダーを役割でわける

時間の配分はGoogleカレンダーで。では力の配分はどうするか。

私はToDo管理「Toodledo」を利用しています。

ToDo管理とは、やることリストです。これが日々の行動の指針になるわけですので、力の配分はToDoによってコントロールします。

力の配分をバランスよく行うために、私はフォルダーを役割でわけています。こんな感じで。



このフォルダーでそれぞれのToDoを見ると、自分の役割における不足が見えやすくなるんです。

「他にやれることはないか」「なにか出来ていないことはないか」というのがパッとわかる。もしくは、「この役割に偏ってるから、こっちの役割でできることを探そう」となるわけです。

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役割（ペルソナ）でわけるってのは、私のなかでかなりのお気に入りジャンル分け方法です。

これを例えばTogglでやれば、自分がどんな役割に時間を使ってきたかってわかる。そして反省して、次に活かせる。

いろんなことに応用が効く考え方ですので、ぜひとも取り入れてみてはいかがでしょうか♪


大切なモノを大切にする。

単純なようで、実に難しい人生の課題だ。ホントにね。



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昨日、ちょっとした発見があった記事があったので、さっそく活用。

家計簿に関する記事で、支出の管理についてです。

要は、支出の目的を「消費・浪費・投資」にザックリ分けて管理すると、お金の使い道を改められるというもの。

さらば無駄遣い！お金が貯まるノートとは？：日経ウーマンオンライン【人生が変わる！手帳＆ノート術】

でもこれって、時間の使い方にも応用できるんじゃないの？そう思った今日このごろなのです。

■タイムログが続かない理由

タイムログって、要は自分がなににどれだけ時間を費やしたかを可視化しよう！ってことです。

１ヶ月通して、睡眠時間は１５０時間、ブログ更新には６０時間っていう感じ。自分が費やした時間を記録して、それを省みるってことなんですね。

一時期かなり頑張って、このタイムログを取ろうとしましたが・・・断念。

iPhoneでもタイムログ的なアプリはいっぱい出ているのですが、これが本当に続かない。なんでかって理由は単純で、めんどくさかったからなんです。

何かひとつの作業をするときに、アプリを起動する。まぁここまではいいんです。

でもそこから、「カテゴリは何だ。活動の詳細をメモを取らなくちゃ」って考えてしまうと、すごーく嫌になってしまうんです。

作業で一番重要なスタートダッシュのときに、余計な考え事がふえてしまって、なんだかやる気が削がれてしまって。

だから、タイムログをどうにかもっと単純化できないかなぁとずっと考えていました。

■ライフログをとる意味は？

そもそもライフログをとる意味は、自分がその時分になにをしていたかを知るためではありません。そういうコトは日記などの方が好きです。そのほうが、その時の感情を如実に記せますので。

じゃあライフログとる意味ってなーに？

考えた結論として、一番重要なのは「自分がどんなことに時間を費やしているかを見返して、省みて、改めるため」ってことなんだと。

そう。一番重要なのは、改めること。改善することですよね。

では具体的に、改めるべき時間とはなんでしょう。冒頭の記事を参考にするなら、やはりそれは浪費に使った時間でしょう。

■タイムログを３つのカテゴリに分ける

まんまパクって恐縮ですが、自分が使った時間を「消費・投資・浪費」の３つに絞って記録してみてはどうだろう？と思い立ったわけです。

消費とは、避けられない時間です。睡眠とか食事とか、炊事洗濯の類の家事とか、移動時間とか。そんな、日常で避けられない時間です。

投資とは、自分の将来のための時間です。運動とかブログとか。ココは個々人の価値観によって違うと思いますが、要は自分の成長のための時間です。

浪費とは、無駄な時間です。目的のないネットサーフィンなんかは浪費の筆頭みたいな時間ですよね。

この３つに焦点を当ててタイムログを取ってみてはどうだろう。そうしたら、面倒な作業もほとんどなく、しかも改善すべき時間も見えやすいんじゃないか。

やってみたら、これが意外といいんです。

これぐらいザックリ、そしてアッサリしてると、このメンドクサがりーの私でも意外と続けられてます。本人が一番ビックリｗ

■目指すは浪費と消費の時間を減らすこと

３つの時間のなかで、減らせるとすれば浪費と消費の時間です。そして、最終的には投資にかける時間を増やすことが目的となるはずです。

これぐらい単純化して、やっと自分の時間の使い方にメリハリが見えてくるようになってきました。

例えば、食事にかける時間が多い（消費の時間）と感じるので、RSSの購読をしながら食べるようにしたり。

見えなかった部分が見えてきた、ちょっとした時間のカテゴライズです。

■タイムログのお供にiPhoneアプリ

で、昔は続かなかったタイムログアプリ達ですが、これを引っ張りだして活用を再開しました。

今使っているアプリがコレ。

Timenote 1.7（￥85）
カテゴリ: ビジネス, ライフスタイル
販売元: Katsunobu Ishida - Katsunobu Ishida（サイズ: 1.8 MB）
全てのバージョンの評価: （62件の評価）





詳しい使い方は、長くなってしまうので明日にご紹介しようかと思います。

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ちょっと取り留めのない内容になってしまいましたが。最近のタイムログ事情はこんな感じなんだーって紹介したかっただけですｗ

ただ、このタイムログについて考え始めて、お金の使い方に対する考え方もちょっと見直そうと思います。

例えば、洗濯にかかる時間が多すぎるのでクリーニングを利用しだしたり。移動の時間が多いので、タクシーを活用してみたり。・・・タクシーが良い習慣とは言い難いですがｗ

でも、どうやったら投資にかける時間を増やせるかを考えて、そのために支払うお金であれば無駄ではないのかなぁと思うのです。


最後にもうひとつ。お金の使い方について面白かった記事をご紹介します。

記事の内容は、お金を払う価値を日常に占める時間で測るというもの。

例えば、「睡眠はいっぱい時間取るんだからお金使ってもいいよ。でも１ヶ月に１回のゴルフに10万円使うのは無駄じゃない？」っていう考え方。

これも非常に参考になりました。

限りあるお金を一日の生活に占める割合に合わせて使う「快適の法則」 : ライフハッカー［日本版］

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