旧:あなたのスイッチを押すブログ

Evernoteが続かない理由には、３つの「メンドクサい」が潜んでいます。

それは、

◇メモするのがメンドクサい
◇整理整頓がメンドクサい
◇ノートを探すのがメンドクサい

この３つです。


前回は「メモするのがメンドクサい」を解消するために、私がやっていること・気を付けていることを紹介しました。

【Evernoteが続かない３つのメンドクサい】第１話：メモするのがメンドクサいを解消する。 / あなたのスイッチを押すブログ

今回は第２話、整理整頓のメンドクサさを解消していこうと思います。

キーポイントは、ノートブックの使い方。

■整理整頓の流れ

整理整頓の流れについては、以下のとおりです。このステップが少なければ少ないほど、手間が少ないため、整理が楽になります。


◇Inboxにノートが流れこんでくる
　　↓
◇（必要であれば）ノートに加筆する
　　↓
◇（必要であれば）タグを付ける
　　↓
◇所定のノートブックに入れる


このような流れになります。

２と３のステップについては、必要に応じてやります。つまり、必要がなければ、入ってきたノートは所定のノートブックに入れるだけ。

つまりノートを所定のノートブックに入れたら整理整頓は完了となるわけです。


そして、整理整頓のメンドクサさの根本はココ。

つまり、「このノート（情報）は、どのノートブックに入れるべきか？」。これに迷いが生じれば、それだけInboxをカラにするのに時間がかかり、メンドクサいと感じるのです。

■ノートブックをどれだけ作るか

私はノートブックをいっぱい作る派です。

ノートブックを最小限に抑えて、検索機能に頼る方法もあります。これはHAYAさんがやっていて、なんと３つのノートブックしか使っていないのだそう！これはスゴい。

Evernoteだってシンプルに３個のノートブックで誰でも活用OK | HAYA技

でも私は、「入ってきた情報の種類を適切に分類できるのであれば、ノートはいくら作っても乱雑にならない」と思っています。


ただし、だからと言っていきなり大量のノートブックを作ることはオススメしません。

最初は４～５コぐらいのノートブックを作って、そこから徐々に増やしていくとスムーズです。

そうじゃないと、「このノートは、どっちのノートブックに入れようか？」という迷いが出てきてしまいます。これがあると整理にメチャクチャ時間がかかってしまうんです。

「こういう種類のノートはひとまとめにして、見返しやすくしといた方がいい。」そう思えるのは、Evernoteを使って少し時間が経ってからになるでしょう。

■入ってくるノートの種類を理解する

Evernoteに入れる情報の種類を理解するのは大切。

どうやって分けていくのが適切かは、使い方によって違ってきますが、例えば私の場合は、以下のように大別できます。




◇残しておきたい情報
　・チェックリスト
　・名言集、お気に入りのツイート
　・生活情報（ワイシャツのサイズ、行きつけの歯医者の情報など）
　・読んだ本の備忘録
　・もらって嬉しかったメール
　・名刺
　　などなど



◇ライフログ
　→自分の行動についての記録
　※「残しておきたい情報」と違うのは、行動の主体が私であること。「残しておきたい情報」は、他人の行動であったり、行動ではない単純な情報だったりします。



◇将来起こしたい行動・夢
　→「Somedayノート」「Wantノート」と呼ばれる、この先やりたいことをまとめたものです。



◇ブログアイデア
　→ブログのネタになりそうなアイデアを貯めておきます。



◇ウェブクリップ
　→インターネットからの情報です。



◇仕事の情報
　→仕事についての情報です。お客さんへの対応の記録なんかがメイン。



こんな感じで、入ってくるノートの情報の種類を大別しています。

■線引きをする上で助けとなるトリガー

私は以上のような分け方をしています。この分け方で私は自分の中でハッキリと線引きができていますが、それは誰にとってもそうであるとは限りません。

自分なりの線引きを持つことが大切です。

そこで、その線引きの役に立つトリガーを少しお話します。


◇未来に行動が必要か、過去の記録か。
Somedayノートとライフログは一致しません。これからの行動の役に立つのか、行動の記録かはハッキリ分かれます。

◇情報のソースがどこか。
Twitter・メール・ウェブクリップなど、その情報を取得したソースで分けるのも良いです。

◇自分のどんな役割での情報か。
人はいろんな役割を持っています。友達・家族・恋人・会社員・ブロガーなどなど。その役割毎に必要な情報は違ってきます。私の「ブログアイデア」「仕事の情報」はこの分け方ですね。

◇自分の生活に関する情報
ワイシャツのサイズ・頂いた名刺など、生活に関する情報は、まとめておくと便利です。
※参考記事：Evernoteを４年使って「本当に入れておいて良かったもの」１２選 / iPhone女史

■ノートブックさえ決まっていれば整理は終わり

自分でノートの種類を分けるときに大切なのは、重複しないこと。自分の中で明確な線引きができないのであれば、それはノートではなくタグを使用するべきです。

そうでないと、「このノートはどこに入れるべきか？」と悩む時間が生まれてしまいます。


逆に言えば、先述したとおり加筆やタグ付けが必要ないなら、ノートブックに分け入れたその時に、整理は終わります。

ですので、Inboxに入ってきたノートをキレイにジャンル分けできる仕組み、「ノートブックの使い方」が明確なのであれば、整理整頓はそこまで苦労する作業ではありません。

■タグは「まとめたい情報」として付ける

ノートブックを使うのは、その情報の種類でわけると、見返すときに便利だからです。

「ライフログ」というノートブックは、私の行動を記録した１冊の本です。「ブログアイデア」というノートブックは、ブログを書くためのアイデアが詰まった１冊の本です。

でも、例えばEvernoteについての情報をまとめたいときは、ノートブックで分けるのは得策とは言えません。

「ライフログ」でも「ブログアイデア」でも「ウェブクリップ」でも、Evernoteに関わる情報はノートブックをまたがって存在します。

そんな「ノートブックをまたがって存在してしまうキーワード」を串刺しにしたい時にタグを使用します。


私がタグで便利しているのは、ブログでまとめ記事を書くときです。

Evernote系のまとめ記事を書きたい時に、Evernoteタグを引っ掛ければ、自分のアイデアからウェブクリップまで、すべての情報を一覧できます。

Evernoteを使ったタスク管理記事を書きたいなら「Evernote」「タスク管理術」というタグで検索をかければ良い。

こういう情報はノートで分けられないので、タグを使用することこそが便利なんです。

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結論が見えづらくなってしまいましたね。

要は「ノートをノートブックに入れる」。これが整理整頓の終着点です。

そして、ノートブックは「あとで見返したい情報」を「ハッキリとした線引き・ジャンル分けを持って分ける」。

この仕組みさえシッカリしていれば、整理整頓は難しいことではありません。

タグ付けは必要があればすれば良いですし、それは後からでもできます。（検索の際に「タグの付いていないノートだけを引っ張り出せます）


では次回は、情報を引っ張り出すメンドクサさを解消していきます。お楽しみに♪


from your @bamka_t

Evernoteのタグの整理については、皆さまいろいろと工夫しているんじゃないかと思います。

私もいろいろ工夫を重ねていたのですが、１つだけ困った問題が残っていました。

それは、「雑多なキーワードタグ」の整理の仕方です。

以前ご紹介したように、あるジャンルについてはタグの頭に接頭記号をつけることで便宜をはかっています。

例えば人物名の頭には@をつけるとか、場所名の頭には#をつけるとか。

でも、どれにも属さない、ただのキーワードが存在するんです。それも、かなりの量で。

それは例えば、「Evernote」とか「Facebook」などのサービス名もあれば、「まとめ記事」「手帳」「成功」などの単語もあるんです。

これがあまりに増えすぎて、自分でどんなタグを作成したのか覚えていないという自体が発生しました。

これが「雑多なキーワードタグ」の仕分け問題です。

■解決の糸口もやはり接頭語

問題は、「自分がどんなキーワードを作ったかを覚えていない」ことです。

それがなぜ問題かというと、「ノートにタグを付けるときに、キーワードを探すのに時間がかかってしまう」ということ。

タグの頭の文字を入れれば、候補がでてくるのですが、そもそもどんなキーワードを作ったか覚えていないと意味がないんです。

つまり、「まめ知識」なのか「マメ知識」なのか、はたまた「豆知識」なのか「Tips」なのか。これが分からなくなってしまう。

これを解決するために使用したのは、やはり接頭語でした。

その接頭語とは、数字です。

■数字に対して１０個のキーワード

接頭語で使用したのは、３ケタの数字です。例えば「103:Evernote」とか「200:まとめ記事」とか。

そして、３ケタの数字に対してキーワードを１０コ設定します。

つまり、「100:」という接頭語に続くキーワードを１０コ作ります。１０コ作ったら、今度は「101:」という接頭語に対して１０コのキーワードを設定します。



こうすることでタグの入力の際、３ケタの数字をいれることで候補が１０コ出てくるのです。

そして、その候補の中に目的のキーワードがなければ、次の３ケタの数字を入力・・・と続けるんです。



これを繰り返していくことで、目的のキーワードにスピーディーにたどり着くことができます。

■応用：頭の数字を文字の種類で変える

さて、これでもまだまだ目的のキーワードに辿りつく時間が短縮できなかった場合。どうするか。

方法を応用して、３ケタの数字の頭の部分を、キーワードの文字に合わせて変えてみてはいかがでしょうか。

例えば、

◇100: から始まるキーワードは、アルファベット
◇200: から始まるキーワードは、ひらがな・カタカナ
◇300: から始まるキーワードは、漢字



こんな感じで、どうでしょう。

かすかな記憶で、自分がどの種類の文字でキーワードを作ったかを覚えていれば、より目的のキーワードにたどり着きやすくなります。

■キーワードの検索はツールバーの部分一致で

今回の方法での問題点は、「キーワードが分かっているときに探しにくい」という点です。

つまり「Evernote」というキーワードはわかっている。でも今度は、Evernoteというキーワードにくっついている３ケタの接頭数字がわからない。ということです。

そんな時は、ツールバーのタグ検索を使用しましょう。

ツールバーにあるタグ検索は、部分一致。前方一致ではないので、キーワードを入れれば、そこにくっついている接頭語がわかります。

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いかがでしょうか♪あまりにタグが増えすぎて困ってしまった場合は、この方法はかなりスピーディーでいいですよ。

今回の方法は、Sin Nakasimaさんの、この記事からかなり影響を受けました！

これが四年間続けた試行錯誤の結果！Evernoteの200以上のタグから、目的のタグを素早く選択する方法 - このまま一生β版

人によってはNakasimaさんの方法の方がスマートかもしれませんね♪

あとはそれぞれ工夫次第ですかね。自分に最適な方法を見つけてみてください(*´ω｀*)

というか、そもそも私はタグを増やさない方法を考えたほうがいいのかもしれませんｗｗ




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Dear friends,

以前、本を読みっぱなしにしないためのEvernote活用術をご紹介しました。読んだ本のページを写真に撮って記録するという方法です。

読んだ本を無駄にしないためのEvernote活用術。それも、面倒くさくない方法でね。 / あなたのスイッチを押すブログ

カンタンに要約すれば、

１．気になったページをFastEver Snapで写真にする
２．Evernoteに送る
３．「本」ノートブックに入れる
４．タグに本の題名を入れる
５．感想や要約を本文に追記する

このようなステップを踏むことで、本の読みっぱなしをなくそう！というものでした。

多くの反響を頂くなかで、他の意見も頂きました。それは「本１冊に対して、１つのノートにまとめてはどうか！」というもの。

それもいい方法かもしれない♪ということで、やってみましょう。

■一番手っ取り早いのはマージの利用

前回までに作ったノートは、「気になった本の１ページに対してノート１つ、写真付きで残す」というものでした。

こんな感じで。



つまり、これらのノートを集合させることで、「読んだ本１冊を、１つのノートにまとめる」ことができるわけです。

そんな時にはEvernoteのマージ機能が便利です。

ちょっとクセがあるので、それは過去のエントリーを参考にしてみてください。

Evernoteのマージ機能はなかなかのクセ者。だからこそ、その機能をまとめておきました。 / あなたのスイッチを押すブログ

さて、具体的にやってみましょう。

まずマージをする前に、新規のノートを作っておきます。こうしないとマージした後にできあがるノートのタイトルが、まとめたノートの先頭にあるノートのタイトルになってしまうのです。

これは都合が悪いので、まずは新規のノートを作り、タイトルを本の題名にします。



そして、この新規ノートが先頭になるようにまとめて、マージ。すると、こんな感じになりました。



これはこれで、スッキリしていい感じですね♪

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いかがでしょうか。こちらの方がスッキリ感じる方もいらっしゃると思います♪

私自身は前回の方法のままでいいかなぁとも感じています。タグをタイトルにしているので、タグの検索をかければ特定の本の記録だけを見返せるので。

ここらへんは好みの問題だと思います。

最後になってしまいましたが、コメントをくださいましたたつきさん！アイデア頂きありがとうございました！

from your @bamka_t



-P.S-

ちなみにの話ですが、画像内の文字列を検索するOCR機能。これって、縦書きのこういう本にも適応されるのですね。知らなかった。

これを利用すれば、「実際の本を再読」→「そのページの１文を検索」→「過去の自分の感想」がすぐに検索できますね♪これもイイ使い方だ！




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Dear my friends,

昨日に引き続き、iPhoneのアプリの整理をしておりました。今回は、残ったレギュラーアプリの並べ替え整理についてです。

以前とは違って、今度は新しい自分ルールをつくってみました。これが結構ハマって、一日使ってみても調子いいです♪

■以前との比較。今回はフォルダを使わない。

以前のアプリ並びのキモは「左はじにジャンル分けしたフォルダを作り、よく使うアプリを３つ右にだす」というものでした。



それを今回はフォルダを極力なくし、こんな感じに仕上げてみました。




さて、こんな並びになっているのには、自分なりのルールがいくつかあるからです。

そのルールを適用すると、パッと見でどこになんのアプリがあるかが分かりやすい。また、使用頻度をかなり重要視した並びにしたので、アクセスもしやすいのです。

さて、この整理術をステップ順に説明していきたいと思います。

■１：使用頻度の高いアプリを１画面にまとめる

今まではの整理方法ですと、１画面には最大４つのジャンルで構成されていました。

しかし今回は、ジャンル不問。

１番目のホーム画面には、使用頻度の最も高い１６コのアプリをいれます。メールとかスケジュール管理、TwitterもあればHipstamaticもある。ジャンルは考えずに、使用頻度の高いものをバンバンいれます。

この時、並び順はどうでもいいです。それはあとで整理しますので、まずは１画面に１６コぶち込みましょう。



１番目のホーム画面がいっぱいになったら、次に使用頻度の高い１６コのアプリを２番目のホーム画面にいれます。

それがいっぱいになったら３番目のホーム画面に・・・という流れで、画面毎に使用頻度が変わるように分けていきます。

すべてのアプリを入れられたら、次のステップです。

■２：画面を４分割し、色でわける

さて、それでは１画面の整理にはいります。

まず、画面を４分割。列ではなく、右上・左上・右下・左下の４つのエリアに分けます。田の字のような感じですね。

そしたらそのエリアの中を、同じ色でまとめます。



なんで色で分けるのか。それは、色の方がパッと視覚的に判別できるからです。

使用頻度でまとめてあるってことは、馴染みのアプリですよね。そのアプリが「どんなアイコンだったか」を思いだすより、「何色のアプリだったか」と思いだすほうがカンタンです。

思いだすというか、パッと見てわかるかどうか。

それに、なんの規律もなく同じ画面に１６コもアプリが並んでいたら、たとえ馴染みのアプリだとは言っても目が行ったり来たりしてしまいます。

そこで、色で分けることで画面内の秩序もできて、スッキリした印象になるのです。

もし同じ色のアプリが４つ以上・以下であった場合も、なるべく隣接するように並べましょう。

■３：同じジャンルのアプリを隣接させる

４つのエリアで分けましたが、画面の中にジャンルが飛び飛びになっているのは使いにくい。目があっちにいったりこっちにいったりしてしまいます。

そこで今度は、エリアから外れない範囲で、ジャンルが似ているアプリを近くに移動させます。



例えばカメラアプリ。場面によって使うものも変わってきますが、色で分けたとは言え、遠くにあるのでは選択しにくいです。

これらが近くにあるだけで、目の移動が少なくて済むので探しやすいんです。

■最後に、列による使用頻度を考慮して微調整

さて、最終段階です。ここまで来たら、あとは微調整の範囲。

iPhoneの画面には、一番下のドックを合わせると、１画面には横に５つの列ができます。

そのうち、真ん中の列が一番操作しやすく、一番上の列が一番操作がしにくい。

これは個人的な感覚ですので差があると思います。ですから、自分が操作しやすい列を意識しましょう。



これを意識しつつ、エリア内のアプリを調整します。

つまり、画面の中にあるアプリの中でも使用頻度の高いアプリはなるべく真ん中の列に、使用頻度が少ないアプリは上の方に配置するようにします。

この時に、ステップ３の「ジャンルで隣接させる」を意識しつつ移動させて、自分が使いやすい並びにしてあげましょう。

ココらへんは個人の感覚だと思いますので、あまりこだわり過ぎないで、しっくりくる並びになればそれで良いと思います。

---

どうでしょう。iPhoneはスッキリしましたか♪

私はこういう作業が、パズルみたいで大好きです。細かいと思われるかもしれませんが、一度慣れてしまえば並び替えなんかパパっとできます。

さて、これで日常を過ごしておりますが、すこぶる満足しています。特に色でわけることで、目的のアプリを探すことがなくなりました。

かなりお気に入りの整理術なので、ぜひお試しあれ♪


from your @bamka_t


-P.S-
最後に、私のホーム画面を晒していこうと思います♪ご参考までに～。






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Evernoteのタグ機能。うまく活用できていますか？

「なかなかしっくりくる使い方ができてなーい」と悩まれている方も、少なくないんじゃないでしょうか(´Д⊂ヽ

かくいう私も紆余曲折を経て、今やっと形になってきたかなぁという所です。

そこでEvernoteのタグ付けについて、

　◇私がどんなイメージをもって
　◇私がどんな方法で
　◇私がどんな風に活用しているか

この３点についてまとめてみました。アイデアとして吸収してもらえたら嬉しいです♪

■そもそもタグをつける意味は？

タグって何のためにつけるん？って言うのが分からないと、タグを付けるという行為自体に悩んでしまいます。

私が「タグを付けていてよかった～」と思うのは、まとめ系の記事を書くとき。

例えばEvernoteについて。

Evernote関係と一言で言っても、気になったウェブページ・自分で考えたアイデアメモ・写真など、種類はまちまち。いろんな種類のノートが、ノートブックをまたいで存在しています。

そんなときに、どんな種類のノートでも「Evernote」というタグが付いていれば、すべてを紐付けして持ってこられます。

タグっていうのは、授業のノートにおける付箋紙みたいなイメージです。

ただ授業ノートと違うのは、すべてのノートから同じ色の付箋紙だけを集めてきて、一覧にできるっていう点です。

■タグはとりあえずバンバン作る

私は、タグはバンバン作る派です。そして、たま～にタグの一覧を見直して、整理をするようにしています。

整理とは、貼りつけているノートがあまりにも少ないタグは消すっていう作業。その際は、他のタグを付けるようにして、少しずつ集約するようにしています。

「そんなに増やしてだいじょぶか？」
「大丈夫だ。問題ない。」

自分ルールを作り、検索のコツを知っていれば、目的のノートを見つけられますよ。

自分ルールと言っても、そんなに複雑なことじゃないです。単純な話で、タグの先頭に記号をつけるだけです。

■タグに接頭記号をつける

どういうことかと言うと、「ライフハック」とタグを付けるのではなく、「%ライフハック」という感じに、キーワードの先頭に記号をつけることを言います。

接頭記号をつけるのは、過去につけたタグを見つけやすくするためです。つまり、新規ノートにタグ付けをするときに以前の候補が出てきたほうが便利ということ。

■接頭記号はスーパー便利

接頭記号をつけると、その接頭記号を入力しただけで候補がでてきます。これは検索するときも作成するときも。



これが日本語のタグだと、完全一致させるまで候補にでてきてくれません。

かと言ってタグを英語にすると、英語が苦手な私は「なんていうタグをつけたらいいのだろう」と悩むし「以前どんなタグをつけたっけ」となってしまうのです。

そもそも日本語でだって覚えておけないのにｗ

だから、記号をつけておく。そうすると、その記号を入力しただけで候補がでてくるので、覚えの悪い私でも、過去のタグをすぐに見つけられるのです。

■タグ付けのルールを作る

どんな接頭記号をつけようかなぁと悩まれている方に、ちょっと私の例を挙げます。自分のルールといいますか、下のように接頭語に意味をもたせています。

「%」→人名　ex) スティーブ・ジョブズ、孫正義
「"」→術系　ex) タスク管理術・健康術・手帳術
「@」→場所　ex) 東京、銀座、難波、イギリス
「.」→コンテキスト　ex)メール、電話、買い物
「♪」→音楽・アーティスト　ex)フジファブリック、東京事変
「*」→キーワード　ex) 人生、名言、コニュニケーション

※コンテキストは、自分が行った行動の目安につけています。例えば「.mail」と検索すれば、お客さんに送ったメールがずらっと並びます。
※キーワードはパッと思いついたワードを入れています。



こんな感じで、自分の好きなルールを作るといいと思います。

私の課題としては、キーワードが溢れかえってしまっているので、これをもっと細分化できればいいなぁとは思っています。

■タグの検索は部分一致でするが吉

タグを検索するとき、一覧から選んでもいいんですが、タグの量が増えてくると見つけるのが一苦労。

そこで、検索を利用します。

一番便利なのが、お気に入りバーにある「タグ」から検索する方法です。



なんで便利かって言うと、部分一致でも候補が出てきてくれるから！

つまり、検索窓にいれたキーワードが含まれたタグがヒットします。「iPhone」と入れれば、「iPhoneApp」「iPhoneアクセサリ」などの候補がでてくるので便利。

他にも、検索窓で「tag: ～ 」と入れても検索はできます。ですがこれだと、キーワードを完全一致させる必要があります。

特定のタグを見つけるのには優れていますが、タグの名前を覚えていないと意味がありません。

あいまいな記憶をたどるのであれば、お気に入りバーからの検索がスーパー便利です♪

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Evernoteのタグ機能は、便利は便利なんですが、目的がハッキリしないと迷いの原因にしかならないんですよね。使いどころが難しいところ。

ですが、うまく機能するとかなりの便利機能であることも事実です。

どうやって運用しているかは、Evernote系のブロガーさん方が色んな方法を公開しているので、参考にしてみるといいと思います。

人の数だけ方法がある。すべてを真似するのではなく、美味しいところを摘んでいくといいかもしれませんね♪



最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
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