旧:あなたのスイッチを押すブログ

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/dkuropatwa/4554087615/{If all your kids learn to do is read and write By dkuropatwa}]）


ごきげんよう。ばんか(@bamka_t)です。

たまにご質問を頂きます。「ネタはどうやって作っているのですか？」と。

この質問に対する回答はいろいろできるのですが、重要な点のみをお話しすれば「常にInputを絶やさない」ということです。


日々の思いつきが、そのままブログの記事になることは珍しいことではありません。とても単純なワンフレーズからでも、一本の記事ができあがる。

ですのでネタは、作ることが重要なのではなく、いかに殺さないかが大切です。つまり、思いつきをメモする力です。

アイデアは、いつ訪れるか分かりません。ですので、いつでもどこでも、自分の頭の中をメモできる環境を整えておくことが、ネタを殺さない第一歩です。

そこで今回は、私が行なっているメモ術を、状況別にしてご紹介しようと思います。では、参りましょう。

■保存先はすべてEvernote

メモ術をお話しする前に、メモをした先の保存場所についてカンタンにお話しします。

私は、どんなカタチのメモであれ、最終的にはすべてEvernoteに集約されるようにしています。それが例え紙のメモであったとしても、写真に撮ってEvernoteに送ります。

避けるべきは、メモがどこかへ行ってしまうこと。そのために、自分が作ったメモは、どこか一箇所にまとめるべきです。

それは、決してEvernoteである必要はありませんが、自分なりの仕組みを作っておく必要はあります。

■状況別メモ術

では、ここから状況に分けて、私がどうやってメモを取っているかお話しします。

歩いてるとき

外出先でメモをするとき。特に歩いているときはアイデアが浮かびやすい気がします。

そんな時はiPhoneでメモします。幸い、私がiPhoneを手放している状況は、限りなくゼロに近いので。

アプリは「EverGear」を愛用中。テキストでも写真でも、このアプリ一本でできてしまうので重宝しています。

「小さいメモ帳を持ち歩く」という手段もありますが、私はやりません。メモ帳を取り出すのが手間で面倒なのです。ポケットに入れておくという手もありますが、あいにく私のポケットは財布とiPhoneとタバコでいっぱいなのです。

本を読んでるとき

本を読むときは、iPhoneとメモ帳を必ず手元に置いておきます。

本の中身に感銘を受けたら、その引用部分を写真に撮ってEvernoteに送ります。使うアプリは「読取ゾウ」。これはEvernote専用のスキャナアプリで、写真の好きな部分だけ切り取れるので便利です。

iPhoneとメモ帳の使い分けは、そのときの気分です。手書きをしたい時もあれば、iPhoneでサクッと書いてしまいたい時もある。自分にとってストレスのない方法を取ります。

参考リンク：読んだ本を無駄にしないためのEvernote活用術。それも、面倒くさくない方法でね。

パソコン（Mac）

パソコンでの作業中で、”すぐにメモできる状況” を完備している人は、意外と少ないのではないでしょうか。

「メモアプリを起動して、新規作成して、メモを取る」。これが一般的な気がしますが、私にとっては遅いです。

私が思う一番速いであろう方法は、「ATOKPad」を利用することです。

当アプリは、Optionキーを二回タップするだけで起動。「Command+N」で新規ノートを作成できます。コレ以上に速い方法はありません。

また、この方法の強みは、トラックパッドに手を移動させなくて良い点です。パソコンでどんな作業をしていようとも、一瞬でメモを取ることができます。

Evernoteとの同期もできる上に、アプリは無料。インストールしても、決して損はありませんよ。

シャワー・風呂

これが個人的に一番難しい。

なんせ、裸ですから。何も持っていないこの状況が、一番つらい。

ベストなのは、アイデアを思いついたらすぐにシャワーから出てしまうことでしょう。これもたまにやります。

ですが、それができない場合もあります。頭を洗っていたり、もしくは外の銭湯に行っていた場合です。

そんなときは、他のことを極力考えないようにします。思いついたアイデアに集中し、それ以外をシャットダウンする努力をします。

人間が一度に覚えられる事柄は、１０個にも満たないと言われています。ですので、あれやこれやと考えてしまうと、アイデアをすぐになくしてしまうのです。

トイレ

汚い話で大変恐縮ですが、iPhoneでメモするようにしています。

トイレでiPhoneをいじるわけではありません。が、いざというときのために、トイレにiPhoneは持ち込んでいます。

食事中

人との食事中に携帯をいじることは基本しません。

一人であれば別です。また、飲み会や、気の知れた仲間とのラフな食事であれば、iPhoneを取り出し、その場でメモをすることもあります。

ですが、人との食事の際に、いきなりiPhoneを取り出していじることは控えています。

ではどうするか。それは、「相手に一声かける」です。「メモをしたいので、少し失礼します」と断りを入れる。

もしくはトイレに立って、トイレで軽くメモを取るようにします。

電話中

長い電話のときは、両手が使える状態を作るようにします。iPhoneであれば、純正のイヤホンを使用しますね。

メモはパソコンで行うことが多いです。もしパソコンがなければ、メモ帳を添えて電話にのぞむようにします。

会話、セミナー

ケータイをいじるのが、相手に不快感を与える可能性があります。ですので、手軽なメモ帳を使うのがベターでしょう。

私の場合、小さなメモ帳を持ち歩いてはいないので、こういう場合には不便です。

その時は先ほどの食事と同じで、先に断りをいれておきます。「メモをしたいので、iPhoneを手元に置いておいてよろしいですか」と一声かけておけば、悪い印象は与えないでしょう。

セミナーの場合はパソコンを開いている状態が多いので、パソコンでメモを取るようにします。

■使用ツール

▼iPhoneからEvernoteへのメモは、だいたいコレ一本です。起動の速さも申し分なく、テキスト・位置情報・写真を残せるので重宝します。

エバー写真メモ投稿 1.5.0（￥350）
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Lakesoft - Hiroshi Hashiguchi（サイズ: 4 MB）
全てのバージョンの評価: （34件の評価）


参考リンク：「EverGear」を愛用する５+1つの理由。iPhoneからEvernoteへのメモはコレ一本。

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▼読書のさい、本文を撮影したい時はコレ。Evernote専用のスキャナーアプリです。

読取ゾウ 1.00（￥170）
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Zenon co.,ltd. - Zenon co.,ltd.（サイズ: 1.5 MB）
全てのバージョンの評価: （1件の評価）


参考リンク：こんなアプリを待ち焦がれていた。Evernote専用のスキャナーアプリ「読取ゾウ」がスピーディでGood。

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▼Macでのメモは「ATOK Pad」がオススメ。Optionキーを２度押せば起動する、その機動性の高さが良いです。

ATOK Pad 2.0.0（無料）
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: JUSTSYSTEMS CORPORATION - JustSystems Corporation（サイズ: 1.9 MB）
全てのバージョンの評価: （68件の評価）

■参考リンク

今回のネタ元は、@rashita2さん著の「ハイブリッド発想術」。ここから得たアイデアでした。

アイデアを逃さず殺さず、どうやって生かしたら（活かしたら）いいか。その心得から具体的な方策まで、とても丁寧に解説されています。

「アイデアが浮かばない」「ブログのネタに困ることがある」と悩まれている方には、オススメの一冊ですよ。

■あとがき：人との場面では注意しましょう

いかがでしょうか。いろいろ書きましたが、つまりは「逃さずにメモする環境を常に作っておきましょう」ということです。

あと、自分一人の場面であれば問題ないのですが、人と接触しているときのメモは、いくらか気を配った方がいいです。特にiPhoneなどの電子デバイスを利用するときは。

人がなにかに不快感を覚えるのは、相手の目的が見えないときです。ですので、iPhoneを使用する目的（ここで言えばメモがしたい）を、最初に伝えておいた方がいいですね。

それでは。


from your @bamka_t

■関連エントリー

◇ブログを書き続けるために必要な３つのコツ。記事の育て方・記事の型・効率化ツールの話。

◇ブログネタにお困りの方へ。アイデア創出に困ったときに私が実践している５つの視点。

◇ブログという料理のレシピ。アイデアは食材、メモは保冷剤、ノートは前処理、Evernoteは冷蔵庫。そしてブログは料理である。

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（Photo： [http://www.flickr.com/photos/birdman6/4859695304/{IMG_3582 By rburtzel}]）

ごきげんよう。ばんか(@bamka_t)です。

何か自分に不満がある。変化を起こしたい。そんなとき、いっぺんに全てを変えてはいけません。

何故か。

それは、野球選手であるイチローがインタビューで話した言葉に集約されています。

イチローが一球ごとにおこなう儀式　―頭の上で時計まわりにバットをまわし、右腕をまっすぐピッチャーに向け、左腕をのばし、肘を曲げて右肩にさわると同時にユニフォームを引っぱり、その姿勢を保ち、やがてその手をはなしてバットを構える―　の目的について説明を求められたのに対して、彼は答えた。

「ふしぎに思う人もいるだろうけど、何らかの方法がうまくいくとしたら、それを変える必要はないと思います。」

Via: イチローUSA語録

つまり、良いところを残し、悪いところを変える。これが、”改善”のコツです。

ではそのために何が必要か。それは、原因と結果。それを分析するための記録です。

■原因と結果。それを分析するための記録

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/mkamp/2429091134/{No Going Back By Mariano Kamp}]）

少し話しが脱線しますが、最近当ブログで文字化けの報告を頂いております。ご迷惑をおかけしてすみませんが、現在修復に尽力しておりますので、今しばらくお時間頂ければ幸いです。


さて。私みたいな素人がHTMLをいじるのは、それはつまりトライ＆エラーを意味します。

一発でバシッと決まるわけもなく、「あーでもないこーでもない」と悪戦苦闘するしかないのです。

そんな時に便利なのが「記録」。

自分が前回、どこまで書き換えたのか。何をどうしたのか。そのBefore / Afterを残しておくと、次に修正しなければいけない部分がわかります。

変えた部分がわかるから、結果の変化がわかる。原因がわかるからこそ、自分の望む結果が得られなかったときに、変えるべき欠点がわかるんです。

「これをやったから失敗した。なら、ここは変えずに、次はこっちを書き換えよう」と、記録があるからこそ初めて判断できます。

つまり、原因と結果。それを分析するために”記録”が必要なのです。

■記録がないと困ってしまう

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/pasukaru76/3695537756/{Death Trap By pasukaru76}]）

逆に、記録がなければ、自分が元いた場所に戻ることができません。

最初のトライで成功すればいいです。しかし、素人には失敗がつきもの。一度で上手くいくことはほとんどありません。

そのとき、その失敗が意味することは、トライしたことがクリティカルな原因ではなかったという事です。であれば、トライする前の状態に戻って、改めて原因を探らなければいけません。

記録がないと、ここで立ち戻ることができないのです。

「これをトライしたけどダメだった。じゃあ原因はココじゃなかったんだな。・・・記録がないから元に戻せないや。どうしよう・・・」となるわけです。

■仕事でも同じことが言える

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/mishism/5371074626/{Revtank Outtakes By MiiiSH}]）

これは、私が商社の営業として活動していたときも、最も重要に感じていたことです。

お客さんに紹介した商品が、必ずともお客様のニーズに合うとは限りません。むしろ一発で採用になることは少なく、サンプルを何度も提出し、お客さんでテストを繰り返した先に採用があります。

この時、記録がないと先に進めない。

「なんのサンプルを出したか」「何でダメだったか」「自分はどういう紹介の仕方をしたか」などなど、過去の記録を元にしなければ、次の提案なんかはできないのです。

だから私は、商社の活動中も、電話一本逃さずにすべてEvernoteに記録していました。

相手から聞いた内容はもちろん、自分が話した内容まで記録しています。でなければ、商品の提案ができないばかりか、トラブルの原因にさえなってしまうのです。


記録なんて二分あればできます。小さな事でも、記録を取ることが重要。どんなに面倒だと感じても、二分の手間を惜しんではいけません。

特に、自分が起こしたアクションについてはシッカリと記録しておきましょう。でないと、例えば仕事であれば「言った言わない」の水掛け論の原因になってしまいますので。

■参考リンク

▼イチローの”変化”に対する姿勢がよくわかります。
【１日３分トーク術】イチロー特集２：変える為には変えてはいけない｜セミナー構築アドバイザー水野浩志のオリジナルセミナー構築ノウハウ・ドゥハウ


▼冒頭の引用元の書籍です。名言がいっぱいで、かなり刺激になります。

■あとがき：イチローは原因にストイック

イチローほど、原因に対してストイックな方はいないと思います。それは、彼の言葉の節々から感じられます。

やってみて「ダメだ」とわかったことと、はじめから「ダメだ」と言われたことは違います。

長く続く強い発見は、凡打をして、その凡打の理由がわかったときなのです。

どうやってヒットを打ったのかが問題です。たまたまでたヒットでは、なにも得られません。

これらすべて、イチローの言葉です。

自分の中でなにかを変化させようとするなら、原因を見定め、そして新しい変化を起こす必要があるのですね。


最後になりましたが、先日から、当ブログでの文字化け問題では、ご迷惑をおかけしており申し訳ありません。また、ご報告くださった皆様、本当にありがとうございました。


from your @bamka_t

■関連エントリー

◇習慣を身につけるために参考にしてきた９つのテクニック。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◇忘れたくないことはEvernoteへ。覚えておきたいことはノートへ。記録と記憶の違いから使い分ける。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◇人生って大貧民だ。配られたカードで勝負することを考えよう。 / あなたのスイッチを押すブログ　

▼前回のエントリー
５ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。【GTDをもう一度 Vol.5】



前回お約束したとおり、今回のエントリーでは私が行っているプロジェクトの管理方法を、具体的にご説明していきます。

もちろん、人それぞれに合った方法がありますし、私もこれがベストだとは思っていません。これからも改良の余地はあります。

ですが、今のところコレで上手く運用できていますので、満足はしています。ご参考になれば嬉しいです。

■プロジェクトの作り方

これは前回のエントリーもご参考にしてみてください。

プロジェクトを作るために必要なのは、以下の５つのステップ。


１．Why（目的と価値観を見極める）
２．Goal（結果をイメージする）
３．How（ブレインストーミングをする）
４．Plan（思考を整理する）
５．Do（次にとるべき行動を判断する）


この５つのステップに沿って、プロジェクトは作られていきます。

では、プロジェクトを何処に作るか。これにはEvernoteを利用します。

■Evernoteによるプロジェクトの管理

Evernoteには、プロジェクト用のノートブックを作っています。


▼プロジェクトノートブック



このプロジェクトノートブックの中には、プロジェクト毎に、上記の５ステップに沿って作られたノートが入っています。言い換えれば、プロジェクトの数だけノートがあるわけですね。

そのノートの中身は、こんな感じ。


▼例：プロジェクトノート


▼Evernoteリンクも作りましたので、ご参考にどうぞ。
010:引越しの手配


ノートの題名には、３ケタのプロジェクトナンバーと、そのプロジェクトの名前を付けています。

■Why・Goal・How

プロジェクト作成の５ステップの内、最初の３つ（Why・Goal・How）に関してはラフに仕上げています。

それぞれの項目を、箇条書きにしたり文章にしたりしています。


▼最初の３ステップ



ラフにやっているとは言え、大切なのは言葉にすること。

頭の中ではいくらでも考えつきます。ですが、言葉にしようとすると、急に書けなくなる時があります。それは、自分の中で整理がついていない証拠。

こうやって明言化しておくことで、自分の頭の整理を行います。また、眼に見えるカタチにしておけば、後から見つめ直したり、軌道修正ができますからね。大切ですよ。

■Planにはちょっとしたコツを

本エントリーで一番重要な４つ目のステップ -Plan- は、少し丁寧に説明していきますね。




Planの項目とは、つまりは今後のタスクの進め方を記載する項目です。ですので、そこにはタスクを列挙していく事になります。

タスクの名前は、以下のような感じです。


　◆001-01:引越しについてのTipsをEvernoteから掘り出す


最初の３ケタの数字。これは、プロジェクトナンバーです。そして、次の２ケタの数字が、タスクナンバーです。


タスクナンバーを振り分ける大きな理由は、タスクの進行状況を把握するため。

タスクには大きく２種類あります。同時進行可能なタスク（垂直タスク）と、順番に進めていくタスク（水平タスク）です。

これらを明確にするため、こうやってタスクナンバーを振り分けています。


タスクナンバーが２ケタなのも、この垂直タスクと水平タスクを明確にするためにつけています。

２ケタの数字の、最初の数字。01と書いてあったら、0の部分。これが、垂直タスクのナンバーです。

２ケタの数字の、後ろの数字。01と書いてあったら、1の部分。これが、水平タスクのナンバーです。


例えば、以下のようにPlanを立てたとします。


　◆010-01:引越し業者を探す
　◆010-02:引越し業者に相見積を取る
　◆010-11:部屋のいらない物をリストアップ

　
この場合、「引越し業者を探す」と「部屋のいらない物をリストアップ」は、同時進行させられます。

しかし、「引越し業者を探す」と「引越し業者に相見積りを取る」は同時進行させられません。順番にしか行えないのです。

これらを明確にするために、タスクにナンバーを振っているのです。

■Do(次に取るべき行動)

次に取るべき行動を判断するのはカンタンです。

タスクにナンバーを付けていますので、その下１ケタが小さいものから行動していけばOK。

例えば以下の例であれば…


　◆010-01:引越し業者を探す
　◆010-02:引越し業者に相見積を取る
　◆010-11:部屋のいらない物をリストアップ


「引越し業者を探す」と「部屋のいらない物をリストアップ」が、次に行うべき行動です。

１つ１つのタスクの処理方法については、また別のパートでご説明していきますので、ここでは割愛いたします。

■Done(行った行動)

プロジェクトを進行させていく上で、重要なのが行動の記録。

行動の記録は、Doの後に続けて書いていくようにしています。水平線を引っ張って、その下に行動の記録を書いていく。

こうしていけば、このプロジェクトに関するプランと行動の記録を、同時に見ていくことができます。


▼行動の記録は、ノートの下に書き続けていきます。

■参考資料

プロジェクトを進めていく上で、その都度参考にしたい資料なんかもあると思います。

私は、「資料」というノートブックを別に作り、その中に参考資料を放りこんでいきます。

そして、必要な資料のリンクを、プロジェクトノートに貼り付けていく。

こうすれば、いちいち資料を探す手間はいりません。また、資料の整理をする必要もないので便利しています。


▼リンクを作りたいノートで右クリックし、「ノートリンクをコピー」を選択。


▼プロジェクトノートの好きなところに貼りつける。

■まとめ

今回のエントリーをまとめたノートを共有しました。以下のリンクから閲覧することができます。

000:プロジェクトの進め方


ぜひご参考にしてみてください。

■あとがき

プロジェクトの管理は、私が一番苦手としている部分です。

放りっぱなしになったり、次にするべき行動の判断ができなかったり。グダグダとダレてしまうんですよね。

ガントチャートを使ったり、Toodledoなどのタスク管理サービスを利用したりもしました。

ですが、現在はこの、テキストを利用したプロジェクト管理に落ち着いています。シンプルで分かりやすいのと、アクセスしやすいって言うのが理由ですね。


Toodledoも利用していますが、ここでプロジェクトを管理はしていません。Toodledoで管理しているのは、次に起こす行動のみなのです。

これについては、また別のエントリーでご説明しますので、お楽しみに。

それでは。


from your @bamka_t

【シリーズ：GTDをもう一度】

◇ストレスフリーの第一歩。頭をカラッポにするために、Inboxには全てを吐き出す【GTDをもう一度 Vol.1】

◇Inboxの処理をする前に確認しておきたい３つのルール【GTDをもう一度 Vol.2】

◇アクション不要な３つの事柄。資料・保留・ゴミの処理について。【GTDをもう一度 Vol.3】

◇タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。【GTDをもう一度 Vol.4】

◇５ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。【GTDをもう一度 Vol.5】

▼前回のエントリー
タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。【GTDをもう一度 Vol.4】


前回は、Inbox内の「アクションが必要なもの」を分類するために、アクションの数で分けるお話しをしました。

そこでお話ししたのは、「プロジェクトは、タスクの集合体」ということでしたね。

つまり、２つ以上のアクションが必要であれば、それは「プロジェクト」となるわけです。そうすると、プロジェクトというのは、実は意外と多いものです。

そこで今回は、どうやってプロジェクトを作ればいいのか。それについてお話しします。

綿密なプランニングさえあれば、頭にある「気になること」を追い出すことができ、毎日を安心した気持ちで過ごすことができます。

そのためにもまず、正しいプロジェクトの作り方、プランニングの仕方を知ることが重要です。

■プロジェクトをプランニングする意味

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/stuckincustoms/4045813826/{Connecting the community, my Twitter strategy, and American Airlines at DFW By Stuck in Customs}]）

プロジェクトそのものは、実行することはできません。

実行できるのは、プロジェクトを達成するために必要な、具体的な行動の１つ１つ。つまり、タスクです。

このタスクを１つ１つクリアしていくからこそ、プロジェクトが進んでいる実感を得られるのです。

そして、すべてのタスクをクリアした時に、求めていた結果を得ることができる。行動の積み重ねによって、目的を達成できるわけです。

踏むべきステップが目に見える。逆に言えば、そのステップを踏めば、求める結果を得ることができる。

これが、日々の安心感を生むためには不可欠なんです。

■プランニングしなければ、ストレスは溜まるばかり

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/jetheriot/6101296095/{smiley face stress ball By jetheriot}]）

例えば、「Aさんとディナーの約束したなぁ」という内容が、Inboxにあるとしましょう。

Aさんとのディナーを達成するためには、複数のアクションが必要です。つまり、プロジェクトですね。

このプロジェクトのプランニングをしないでいると、頭の中にはとめどなく不安が流れこんできます。

「お店どこにしよう。ってか、Aさんに都合のいい場所ってどこだろう。いや、そもそも日取りを先に決めなくちゃダメか…いやいや…」

結局、こんなことが頭を駆け巡ってしまい、日々の生活の中で常に気にしてなければいけなくなります。

頭の中に何かが残りつづけるのは、求める結果と次にとるべき行動が明確になっていないか、それらのリマインダーが定期的にレビューできるシステムに置かれていないことが原因である。

via: はじめてのGTD ストレスフリーの整理術


何を、どういう順序で行えば、目的を達成できるのか。その道筋を立てていないと、闇雲に暗闇を歩き続けることになります。

逆に、進むべき方向と、踏むべき道筋を立ててしまえば、あとは足を動かすだけ。機械的に身体を動かせばいいだけなのです。

だからこそ、プロジェクトのプランニングは大切なんですね。


では、プロジェクトをプランニングするには、どういうステップを踏めばいいのか。それには５つのステップが必要です。

今回は、Aさんとのディナーを実現するまでの過程を例にとってみます。

■１．目的と価値観を見極める

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/goddess-arts/2929672944/{why? By .sarahwynne.}]）

そもそも、何故Aさんとのディナーをやるのか。これがまず最初にあるべきです。

約束をしたから？いや、それならきっと「約束を守りたいから」が理由になります。他にも「Aさんと会話をする場を作りたいから」かもしれません。

そもそも何故このプロジェクトが、自分にとって必要なのか。その目的と、自分の価値観を見つめ直します。

このステップが何故重要なのか。それは、今後すべてのステップは、このステップに向けて発進されるからです。

目的が違えば方法が違う。価値観が違えば結果が違う。

自分が得たい結果があるのなら、最初に目的と価値観を明確にしましょう。そうでないと、最後の最後になって「こんなはずじゃなかった…」と落胆する原因となります。

■２．結果をイメージする

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/corscri/1320198723/{Malinconia. L'ultima partitella (the last match of the summer) By Corscri Daje Tutti! [Cristiano Corsini]}]）

自分が得たい結果を、頭の中で創造します。

「Aさんが和やかに笑っている様子が浮かぶ。私と２人で、時間は夜かな。店の雰囲気は、静かで清潔感のある場所だなぁ。…」

こんな感じで、自分が得たい結果のイメージを思い浮かべるようにします。

得たい結果を具体的に思い浮かべるほど、次のステップで出てくるアイデア・懸念事項・リスクなどが想定しやすくなります。

ですので、自分は最終的にどんな状態になっていたいのか。それを頭の中で形作り、明確化しておくことが大切です。

■３．ブレインストーミングをする

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/daves-f-stop/5511706118/{Untitled [Explored Front Page] By - Dave Morrow -}]）

得たい結果が想像できると、その結果に向かって、脳は勝手に別の想像を始めます。

「Aさんの都合は、いつなら大丈夫だろう」「お店の定休日や時間は？」「エリアはどこらへんにしよう」「待合せはどこにしよう」「そういえばAさんって、タバコ吸ったっけ？」「あれ、誕生日近かったような…」

あなたの脳は、望んでいることと現在の状況の間にギャップがあることを認識し、そのギャップを埋めるための手段を自動的に模索しはじめる。

via: はじめてのGTD ストレスフリーの整理術


ただし、この時の想像はかなり自由奔放。あっちにいったり、こっちにいったり。かなりワガママに働き続けます。

ですが、ここでの想像に制限をかけてはいけません。思い浮かぶままに想像し、それを文字に残しておきましょう。

整理は、このあとじっくりするので大丈夫。まずは、可能性をガンガン出すことが大切です。

■４．思考を整理する

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/loungerie/235744829/{planning By loungerie}]）

ブレインストーミングで出てきた数々のアイデア。これを整理することが、プロジェクトのプランニングのスタートです。

例えば、こんな感じ。


1-1: 日付と時間を３つピックアップする
1-2: Aさんに候補日を連絡し、アポイントを確定させる
1-3: Aさんに待合せ場所と時間を連絡する

2-1: エリアの決定
2-2: レストランのリストアップ
2-3: レストランの予約


かなりアバウトですが、こんな感じになりますかね。

どんな順序で行動を起こせば、ゴールに到達できるのか。それを組み立てていきましょう。

あるタスクが終わらないと実行できないタスクもあるでしょう。逆に、同時に進行できるタスクもあるでしょう。

これらを上手くまとめて順序よくステップを決めていき、ゴールへの道筋を決めておく。

これができれば、あとは実行するだけです。

だって、その道を踏めばゴールへ向かえると、今ココで決定したのですから。あとは何の心配もせず歩くだけ。それだけで、ゴールに到達できると今決めたのです。

■５．次にとるべき行動を判断する

（Photo： [http://www.flickr.com/photos/nattu/1115248583/{It takes a long time to grow young. By nattu}]）

プランニングが道筋なら、行動は足を踏み出すことです。実際に行動にしていきましょう。

まずできることは、ディナーをする日付と時間を３つリストアップすることと、エリアの決定ですね。

それが終わったら、アクションの結果の記録もお忘れなく。

■まとめ

＜プロジェクトのプランニングにおける５つのステップ＞

１．Why
目的と価値観を見極める。

２．Goal
結果をイメージする。

３．How
ブレインストーミングをする。

４．Plan
思考を整理する。

５．Do
次にとるべき行動を判断する。

■あとがき

今回は、プロジェクトの作り方についてお話ししました。かなり概念的な内容になってしまいましたね。

次のエントリーでは、私が具体的にどうやって進めているかお話しします。

EvernoteとToodledoを利用した方法ですので、ユーザーにとってはお役に立てるかと思います。


プランニングは、正直めんどうくさいです。時間もかかるし、プラン通りに進まないことだってある。

ですが、道筋を定めないで場当たり的に行動していると、結局目的に辿りつけなかったり、得たい結果が得られなかったりします。

時間を作って、しっかり練るようにしたいですね。それでは。


from your @bamka_t

■関連エントリー

◇ストレスフリーの第一歩。頭をカラッポにするために、Inboxには全てを吐き出す【GTDをもう一度 Vol.1】

◇Inboxの処理をする前に確認しておきたい３つのルール【GTDをもう一度 Vol.2】

◇アクション不要な３つの事柄。資料・保留・ゴミの処理について。【GTDをもう一度 Vol.3】

◇タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。【GTDをもう一度 Vol.4】

▼前回のエントリー
アクション不要な３つの事柄。資料・保留・ゴミの処理について。【GTDをもう一度 Vol.3】 / あなたのスイッチを押すブログ　



前回までの話で、Inboxにある「行動が必要ないもの」の処理は終わりました。

これからは「行動が必要なもの」についてのお話です。


行動が必要だと言っても、その性質は様々です。

今できるものもあれば、特定の条件下でしかできないものもあります。また、他のタスクが終わらないと始められないもの等、その性質は千差万別。

これらをゴチャゴチャにしたままでいると、抜けや漏れの原因になるだけでなく、タスクを実行するタイミングさえ逃してしまう可能性があるのです。

ですので、「行動が必要なもの」を細かく属性分けしていくことが重要です。


そう考えると、Inboxの整理は「タスクの属性分け」だと言えますね。

これからは、この属性分けを１つ１つ順番に行っていくことになります。

まず最初のステップとして、それが１つのアクションで完結するのか、それとも複数のアクションを必要とするのか。それを判断しましょう。

■タスクの定義

ここでまず、「タスクとはなんぞや？」と迷ってしまわないように、定義付けしておきましょう。

タスクとは、目に見える物理的な行動です。


例えば、「旧友との飲み会をセッティングする」というのは、タスクとは言えません。”セッティング”というのが曖昧だからです。

これを物理的な行動に落としこむとしたら、「招待メンバーのリストアップ」や「飲み屋の予約」となるでしょう。


何故、物理的な行動である必要があるのか。それは・・・

次にとるべき具体的な行動を決めておかないと、そのことが意識にのぼってくるたびにもやもやした気持ちになり、ますます行動から遠ざかってしまう。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術


ということだからです。


また、ここで一つ気をつけなければいけないのが「決断」という性質のもの。これは、タスクには成り得ません。物理的な行動ではないからです。

例えば「明日行うべき行動を決める」とあっても、これをそのままタスクリストに入れてはいけません。物理的な行動としては「明日行うべき行動を手帳に書き出す」となるわけです。


行動を設定しないことには、タスクは前に進まない。これが、とても大切です。

■複数のアクションが必要か？

それではここから、「１つのアクションで完結するもの」か「複数のアクションが必要か」を判断し、分けていきましょう。


「１つのアクションで完結するもの」は、読んで字の如くです。

例えば「Aくんに電話する」とか「ツメを切る」など。それ１つで完結するものですね。


逆に複数のアクションが必要なものは何か。これは先程の「旧友との飲み会をセッティングする」というようなものです。

セッティングするには、いくつかのプロセスが必要になるはずです。メンバーを選定し、メンバーに連絡し、スケジュールをフィックスし…。

つまり、これが「プロジェクト」になるわけです。プロジェクトとは、つまりタスクの集合体。

ゴールが「旧友との飲み会を開催する」ことになり、それを達成するための物理的な行動を列挙すれば、それがプロジェクトにおけるタスクリストになるわけですね。

■単体アクションもプロジェクトの一部かもしれない

１つのアクションで完結するもの。それも掘り下げて考えると、プロジェクトの一部かもしれない。これも、見逃せない視点です。


先ほど「Aくんに電話する」というタスクを例に出しました。例えばこの要件が、ただの雑談であれば構いません。

ですが、例えばこれが「今度の飲み会の幹事をお願いする」のが要件だとします。

するとこのアクションが、実は「飲み会を開催する」というプロジェクトの一部であることが分かります。


こういうコトが、割と日常にありえます。そう考えると、自分が抱えているプロジェクトが意外と多いことに驚くかもしれません。

ですが、タスクとは何かの目的を達成するためのアクションであることが多い。ですから、プロジェクトの数が多いのは必然とも言えますね。

■プロジェクトの粒度を考える

もう１つ、プロジェクトかどうかを判断するに当たって考えるべき視点があります。それが、プロジェクトの粒度です。

１つのアクションで完結するものであっても、それを細かくしようと思えばどこまで細かくできてしまいます。

例えば「Aくんに電話する」というのも、細かくすれば「電話帳からAくんの電話番号を調べる」「受話器を手に取り、番号をプッシュする」など、いくらでもできます。

ただ、これをやることが非常に非効率であることは、感覚で分かると思います。

では、どこまでがプロジェクトで、どこまでが単体タスクなのか。いよいよ分からなくなってきました。


そこで、自分の中の明確なものさしを持っておくといいでしょう。

例えば、そのタスクにかかる時間で判断してもいいかもしれません。「４５分以上かかるタスクは、細かく分ける」とか。

このものさしは、自分で見つけることが大切です。参考としては、タスク管理の鬼であるjMatsuzaki氏のエントリーが役に立つかと思います。

タスク完遂の秘訣！３つの視点でタスクを細分化しよう！！ | 旧jMatsuzaki

■タスクはToodledo、プロジェクトはEvernote。

タスクとプロジェクトの判断・区別ができたら、それぞれ適切な受け皿を用意しましょう。

私の場合、タスクは全てToodledo、プロジェクトはEvernoteで管理するようにしています。

ですので、タスクはそのままToodledoに追加し、プロジェクトはEvernoteにノートブックに放り込みます。

ただ、先程も言ったとおりプロジェクトはタスクの集合体です。ですので、プロジェクトにおける行動も、最終的にはToodledoに入り込んでくることになりますね。




ToodledoとEvernoteでの管理方法については、「プロジェクトの進め方」についてエントリーを今後書きますので、そこでお話しします。

今回は、タスクとプロジェクトを判断・区別し、それを適切な受け皿に放り込むところまでやりましょう。

■あとがき

今回の話は、実は私が苦手とする部分でもあります。どこかと言うと、プロジェクトの粒度の部分。

粒度が大きすぎると、そのタスクを実行するための気力と労力が大きくなってしまう。そして、手付かずになり、後回しの原因となってしまう。

逆に粒度が細かすぎると、今度は確認や進捗の記録を細かく取らなければならず、非効率になってしまいます。

先程は、自分のものさしを持つことが重要だと言いました。ただ、長くこなして感覚を養うことも大切なんです。

そういう意味で、私はまだまだ経験不足。これから自分のスタイルを確立していかないといけないと考えています。


次回は、プロジェクトの管理方法についてお話ししようかと思います。お楽しみに。

それでは。


from your @bamka_t

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