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さて、始まりました新シリーズ「GTDをもう一度」。

その第一弾は、GTDでの最初の一歩「Inboxに頭の中のすべてを吐き出す」についてです。つまり、”収集”についてお話しします。

ここではあまり形にとらわれず、頭の中をカラッポにすることこそ最重要。気楽にいきましょうね。

■Inboxに吐き出す意味

GTDの最大の魅力は「頭の中をカラッぽにした状態」を作ることにあり、だからこそストレスフリーだと言われるのです。

頭に何か引っかかった状態があると、それを常に気にして生活しなければいけない。

逆に、頭の中のものを全て吐き出し、外部に出してしまう。そうすれば、何かを気にして生活する必要がなくなるのです。

その吐き出した先の受け皿が、Inbox。

このInboxに、まずは自分の頭の中を全部入れてしまいます。正確には、文字にして書きだして、それを一箇所にまとめます。

そして、それらを１つずつ整理・仕訳していく。GTDの流れはこんな感じですね。


ですので、Inboxに入れる内容は、何も「これからやらなくちゃいけないタスク」に決まっているわけではありません。

何でもいいんです。とりあえず”吐き出す”ことが大切なのですから。ToDoだけじゃなく、気になったことは全て出すようにしましょう。

■Inboxへの吐き出し方

頭の中のことを書きだすのは、アイデア発想やブレインストーミングと似ているところがあります。

それは、アイデアを自分で潰してしまわないこと。これが、GTDでもブレストでも、最も重要な点だと思っています。

つまり、頭の中で「これは必要。これは不必要。」と勝手に整理しないこと。

まずは吐き出すことが目的なので、そこで整理・仕訳・判断をしないようにしましょう。赴くままに書き出していくのです。


▼発想のトリガー。お役に立ちますか？

※GTDでお仕事カイゼン！：第2回　GTDのワークフローを体験（収集編）｜gihyo.jp … 技術評論社

■Inboxを何処に作るのか

Inboxに適するかどうか。それにはいくつが条件があります。

(1) いつでもメモを入れられる
(2) いくらでもメモを入れられる
(3) どんな形のメモでも入れられる
(4) そこに入れたメモを、動かせる


私にとっては、少なくともこの条件をクリアしない限り、Inboxの機能を果たせません。

まず、いつでもメモを入れられる場所であること。そうでなければ、思いついたコトを吐き出し続けられません。常に頭をカラッポにできてこそ、GTDにおけるストレスフリーが達成できるのですから。

また、メモできる量に限りがあれば、それもストレスの原因となってしまいます。

加えて、どんな形であっても入れられる箱である必要もあります。

最後に、入れたメモを動かせる必要があります。これは、今後のステップで「仕分け」を行う必要があるため。


これらの条件に合致するものは何かなぁを考えると、Evernoteだという結論に私は達しました。

GTDにおけるInboxの最大の意義は、「そこに行けば必ずある」という安心感を得ること。これを楽に達成できるのは、やはりEvernoteかなぁと思うのです。


▼Evernoteでの収集方法については、コチラも参考にしてみてください。
【Evernoteが続かない３つのメンドクサい】第１話：メモするのがメンドクサいを解消する。 / あなたのスイッチを押すブログ　

■Inboxへの書き出し方

書籍では２時間を推奨していましたが、私は１時間。みっちり集中して、Inboxへの収集に注力しました。その途中経過が、こんな感じ。




私はEvernoteにノートを作り、そこに書き込みました。思いついた端から箇条書きに、ガンガンと書いていく感じですね。その後の仕分けもしやすいように、ノートに表も挿入しています。

これらの箇条書きにしたテキスト。これを次回から、仕分けをしていくこととなりますね。

■あとがき

GTDの真髄は、このInboxというシステムですね。

これがあるから、頭の中を常にカラッポにしておける。その安心感たるや、他のどんなシステムよりもシンプルで効果的だと感じています。

単純なのに、スッゴい効果だ。よくこんなシステムを考えついたもんだ。


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■関連エントリー

◇【GTDをもう一度 vol.0】できている気になっているけど、しっくりこない。ならば一緒に組み直そう。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◇皆が言っているタスク管理って、カンタンに言えば、きっと料理の事なんだと思う。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◇７つの習慣における時間管理マトリクス。各領域で行うべきアクションとは何か。 / あなたのスイッチを押すブログ　

Getting Things Done。デビッドアレン氏が考案した、タスク管理の進め方の１つです。

私も「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を読んで以来、GTDを踏襲しながらタスク管理を行ってきました。

でも、なんとなく出来ている気になっている自分がいます。何かしっくりこない。腹に落ちずに、モヤモヤした感じ。こんなわだかまりを残したままです。

そこでもう一度、一からGTDを見つめ直すことにしました。運用の仕方や使用するツールなどを、もう一度勉強し直すことにします。

これから数回に渡って、一歩ずつ順番に構築していこうと思います。

■GTDで使うツール

GTDを運用するにあたって、私の環境や使うであろうツールを、予めお話ししておこうと思います。まだ暫定的であり、他のツールを使ったり、紹介したものを使わなかったりはあると思いますが。


◇MacBook Air
MacBook Air 13'。私のメインマシン。iPadを手放した今、外出先でも必須の相棒です。


◇iPhone
いつも手元にiPhone。タスクを手軽に確認するときに使います。


◇ほぼ日手帳カズン
私のメインの手帳。週の予定を構築したり、今日のタスクのリストアップなんかに使います。


◇Evernote
GTDにおける、資料の保管庫として使用予定。


◇Toodledo
メインのタスク管理ツールとなります。Macの場合はウェブで、iPhoneの場合は純正アプリを利用します。


◇Googleカレンダー
私のスケジュール管理のメインツール。Macならウェブ上で、iPhoneならWeekCalendarを使用しています。


◇GoogleDocs
Googleが提供する、ウェブ上で使用できるOfficeです。主にはエクセルを使用していくことになると思います。


だいたいはこんなところでしょうか。あとは、その時折々での利便性を考えて、変化させていくことになると思います。

■あとがき

GTDにつまずいてしまった方へ。

もしいらっしゃいましたら、一緒に作り直していきましょう。積み上げた積み木を、新たに組み直すが如く。

一からのリスタート！


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■関連リンク

昔も今も、変わらずホットな話題であり続けるテーマがあります。それが、タスク管理。永遠のテーマみたいなものですよね。

時代が変わればツールが変わり、管理の仕方も工夫が凝らされる。どうやったら効率的で、そして最も効果的か。これをずっと探し続けています。

ですが、タスク管理で大切なのは、決してツールの使いこなし方ではありません。

大切なのは、いつの時代のどんなツールでも役に立つ、普遍的なタスクの考え方。これなのです。

これを把握せずに、ツールの使いこなし方ばかりに気が取られてしまうと、効果は上がりません。ツールに使われてしまうことになります。

さて、普遍的なタスクの考え方とは、つまりどんなものか。これは、料理に似ています。

一連の流れをどうやって組んでいくのか。これを、一般家庭の主婦になったつもりで考えると、分かりやすいかも知れません。


（Photo： [http://www.flickr.com/photos/schtumple/5165260037/{Chef Danboard By Schtumple}]）

■Missionを決める

まずは、自分にとってのミッションを決めます。

ミッション、つまりは使命。今は主婦ですので、この家庭における自分は、どんなことを成し遂げたいのか。それを考えます。

これによって、後々のタスクの決め方や、自分にとっての優先順位が変わってきます。

例えば「家族が笑顔になれる美味しい料理を作る」であれば、家族の趣向に沿った料理を作ることが最も重要になります。一方、「家族の誰もが健康で健やかな生活が送れる料理を作る」であれば、美味しいことよりも栄養バランスを重視するでしょう。

自分が、人生をかけて成し遂げたい使命を見つけましょう。


▼ミッションの作り方について、参考になります。

目標策定とその達成に役立つ「４つのリフィル」と「２つのTIPS」 « Hacks for Creative Life!

■マスタータスクリスト

「ココには、自分がやるべき事のすべてが入っている」。そう思える場所を作ることは大切です。

次に取るべきアクションやタスクがすべて入っている場所。私であれば、Toodledoがこれに当たります。

毎日、その日のToDoを作りますが、それはこのマスタータスクリストから選んでもってきます。

これは冷蔵庫に似ていますね。

食材を入れて、保存しておく場所。そして、料理のさいにはそこから必要な材料を取り出して調理する。

タスク管理でも、この流れは変わらないのです。

■一週間の予定を立てる

一週間の予定とは、その週の献立を考えることに似ています。

夫の急な出張や残業で、夕食がいらなくなった。献立通りに進まないときだってあるかもしれません。

ですが、それはあまり重要ではないのです。

そういうイレギュラーは必ず起こること。それでも一週間の献立は考えなくてはいけません。なぜなら、これがないと場当たり的なタスク管理になってしまうからです。

先ほど、ミッションの話をしました。ミッションは、自分が成し遂げたい使命です。

つまり「家族の健康を守る」というミッションがあり、それを達成するための料理を皆に出す。この流れが大切なのです。

一週間の献立もなく、その日に仕入れた材料だけでこなそうとすれば、家族の健康は決して守れないでしょう。


▼ウィークリースケジュールについては、コチラがとても参考になります。

シゴタノ！ 今日からはじめる手帳術 第17回 一週間を俯瞰したい

■今日のタスクを書き出す

今日のタスクは、今日の献立。どんな料理を作るかは、その日の早い段階か、もしくは前日の夜には決めておきます。

そうでないと、いざ料理をしようとして「材料が足りないっ！」なんて危険性があります。

今日自分が作るべき料理はなんなのか。そして、そのためにはどれぐらいの時間を確保して、どういう手順で進めていくべきか。

これを頭の中で一度構築しなければ、料理を作ることは叶わないでしょう。


▼デイリータスクの重要性については、以前書いたこの記事を参考にしてみてください。

タスク管理で絶対にサボれないたった１つのこと。今日のToDoを書き写すべき理由とは。 / あなたのスイッチを押すブログ

■チェックリストの重要性

チェックリストはとても大切です。

例えば、今日の献立をカレーにしたとします。

カレーを作るにあたって、その手順は毎回違うわけではありません。少しの変化はあるかと思いますが、全然違う手順を踏んで作るわけじゃないのです。

むしろ、カレーを作るたびに、その作り方を考えていたのでは、時間はいくらあっても足りません。また、材料の漏れや抜けが発生してしまう原因にもなるのです。

カレーなら、まだ単純だからイイです。これがタスクの管理だと、もっと複雑になってきます。

一度やったことでも、覚えていなければ初めてやるのと一緒。手順をメモした記録がなければ、過去の経験を活かすことはできないのです。

チェックリストさえあれば、それに踏襲して行うだけ。考えることなく料理を進めていくことができます。

「あれはやったか？これは済んだか？」。そんな漠然とした不安を、カレーを作るたびに考えていたら、時間がもったいないです。


▼チェックリストの大切さがとてもよく分かる記事がこちら。

似てるけど別物なんです！タスク管理してる人に送るTo-doアプリを使っていてもチェックリストが必要な理由 @totto777 | http://highhigherhighest.com/

■あとがき

料理というのは、色んなことを教えてくれます。

料理の作り方や、そこに至るまでの過程。使う道具やレシピ本。これらは、普段の生活の中でも応用ができる考え方がいっぱい詰まっています。

普段料理をやらない人でも、「これを料理に当てはめると、何に当たるだろうか？」と考えてみると面白いです。

思わぬヒントになるかも知れませんよ。


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■関連エントリー

◇スケジュールをブロックしないと「重要だけど緊急性のないタスク」はいつまで経っても処理できない。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◇７つの習慣における時間管理マトリクス。各領域で行うべきアクションとは何か。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◇ブログという料理のレシピ。アイデアは食材、メモは保冷剤、ノートは前処理、Evernoteは冷蔵庫。そしてブログは料理である。 / あなたのスイッチを押すブログ　

さて、ここに一つの大きなバケツがあります。

このバケツに、砂利、小石、大きな石を詰めたい。さて、あなたはどれから先に入れますか。



（Photo： [http://www.flickr.com/photos/nromagna/5643588854/{Zanzibar in a bucket By nromagna}]）

■バケツを満杯にするなら、まずは大きな石から

このバケツを満杯にするために砂利から入れ始めたら、さてどうなるか。

答えはもちろん、「砂利で満杯になる」です。そうなれば、小石や大きな石が入る余地は、もう二度と訪れません。

バケツに砂利、小石、大きな石をつめたいのなら、まずは大きな石から入れるべきなのです。

大きな石を入れ、次に空いた隙間へ小石を足し、最後に砂利を流し込む。この順番でなければ、すべての石を使ってバケツを満杯にすることはできないのです。


さて、これは何の話かといえば、時間の使い方の話です。

つまり、石の大きさは、あなたが持つタスクの重要性。砂利にはそれほどの価値はなく、大きな石こそあなたにとっての重要なタスクなのです。

■重要なタスクを先に入れないと、今日は砂利でいっぱいになる

これは、スティーブン・R・コヴィーが執筆した「７つの習慣」に登場する１コマです。この喩え話が、私は大好きです。

タスクというのは、重要度と緊急度で区分して、大きく４つの領域にわけることができます。


※参考リンク：７つの習慣における時間管理マトリクス。各領域で行うべきアクションとは何か。 / あなたのスイッチを押すブログ　



後悔しない人生を送りたいのであれば、重要なタスクにフォーカスをするべき。これは、言わずとも当然な話ですよね。

さて、緊急で重要なタスクというのは、放っておいてもやるものです。なんせケツに火が付いていますからね。寝る間も惜しんで取り組むことでしょう。

ですが、困った問題は「重要だけど、緊急ではない」タスク。これがどうにも手を付けにくい。

緊急性がないので「いつかやれればいいなぁ」とか「時間ができたら取り組もう」なんて思って、結局先延ばしにしてしまいがち。そんな性格のタスクなのです。

例えば、「田舎の両親に孝行をしてやりたい」とか、「海外へ一人旅いきたいなぁ」なんて考えてみたものの、結局実行できずにいる。そんなこと、ありませんか。

しかし、これらは緊急性がないだけであって、自分にとってはとても大切なこと。決してサボってはいけないハズのタスク。

それがおざなりになるというのは、自分で時間を創りだせていないか、そもそも大して重要ではないかの２つです。


では、どうやったら時間を創りだすことができるのか。そのカギは、スケジュールにあります。

■重要なタスクはスケジュールに組み込んでブロックする

緊急ではなく、重要なタスク。これを「いつか」やろうとしていると、その機会は一生訪れてはきません。ですので、自分で掴みにいく必要があります。

そのために役立つの方法が、予めスケジュールに組み込んでしまうこと。

私の場合、スケジュールの管理はGoogleカレンダーを使用しています。そこには、単純にアポイントや予定だけではなく、自分が行う行動についても記入してしまいます。

例えば、ランチやディナーの固定時間、ブログの執筆、次回帰省した際に行う親への活動時間などなど。




これらをパズルのように組み立てていき、一週間の予定をすべて埋めるようにしています。こうすることで、自分が「いつ」「どんな活動を」するべきか明確にして、活動する時間を創りだしています。


また、カレンダーの色は自分のペルソナ（役割）で分けるようにしています。

例えば、「緑＝会社員」「青＝プライベート」「黄色＝友人・家族」「紫＝ブロガーとしての自分」という感じ。

こうすることで、一週間の予定の中で、どの役割の活動が多いかを一見して把握できます。そして、もし黄色（友人・家族）の時間が少ないなら、次の週は少し多めに活動時間を取るように一週間を設計するのです。




こうやって、自分の役割における活動時間を設計し、予めスケジュールに組み込んでしまう。そうすれば、自分にとっての大きな石を最優先にこなし、最後に砂利を入れていくことができます。

■あとがき

今回も、前回に引き続きセミナー「MSLA - The meeting for the study of Liberal arts」のプレゼン内容から抜粋です。

ちなみに、このセミナーは私の実兄であるDiceKの主催するものなんです。私も初めて参加しましたが、参加者みんな向上心が豊かで、わくわくが止まりませんでした。

学生も多くて、これからの社会を活性化させてくれる、大きな希望です。なんだか、私も感化されてしまいましたよ。もっと頑張らねば。

また来月もイベントがあるようなので、もしご興味があればお声かけください。それでは。


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■関連エントリー

◆７つの習慣における時間管理マトリクス。各領域で行うべきアクションとは何か。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◆タスクやスケジュールを自分の役割で分類すれば、時間と力の配分がコントロールできる。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◆オフラインでする作業は決めておこう。私がオフラインでやっている5つの事。 / あなたのスイッチを押すブログ　

７つの習慣という本の中に、時間管理についての重要な項目があります。

それが、時間管理マトリクス。

これは、時間の使い方に関する指標のようなものです。

縦軸に重要度、横軸に緊急度をとり、４つの領域を作る。そして、自分に降り注いでくるタスクがどの領域に属するか判断する。

そうすることで、自分の人生にとって重要なことにフォーカスできるのです。


▼以下の図が、その時間管理マトリクスです。



このマトリクスの主張は、「緊急でないが重要なモノに注力することこそ、自分が真にやりたいと望むことに注力していると言える」ということです。

ですが、普段の生活の中で「重要だが緊急でないもの」にだけ注力していくのは不可能です。タスクは止めどなく降り注いできますので、それを適切に処理しなくてはなりません。

そこで今回は、これらの時間管理マトリクスの各項目において、自分が取るべきアクションはなんなのか。それをお話しようと思います。


（Photo： [http://www.flickr.com/photos/fdecomite/406635986/{Tunnels of Time By fdecomite}]）

■第一領域：重要かつ緊急なモノ

【例：締め切り直前のタスク / クレームへの対応 / 直前に迫った会議の資料づくり】

重要かつ緊急なもの。これは、ケツに火がついているタスクですね。タスク管理を行う上で、最優先で行うべきタスクです。

なので、絶対にやりましょう。

あなたにとって緊急かつ重要なのであれば、気合いと根性で達成すべきタスクです。

ここに、テクニックはあまり必要ではないように感じています。というのも、重要で緊急なものは、あなたが今日のタスクをピックアップするときに、一番最初に考える項目なのですから。自ずと手をつけるはずです。

もし、このマトリクスに入っているタスクを前をして、重い腰が上がらなかった場合。それはタスク自体の性質を見直す必要があるかもしれません。

つまり、「そのタスクは、あなたにとって重要ではないのかもしれない。」ということです。

■第二領域：重要かつ緊急でないモノ

【例：人間関係づくり / 体力づくり / スキルアップ（自分を磨くこと） / 準備や計画】

この性質のタスクは、結構厄介。というのも、緊急でないので放っておくと全然手をつけません。

例えば、旅行の計画なんかがそうですね。

ケツは決まっているのだけれど、それは３ヶ月も先の話。「そんなに急ぎでないや」と後に後に先延ばしして、結局ラストの１週間でバタバタしてしまう。

旅行の計画であれば、むしろ良かった方です。ですがこれが、自分の夢や目標であればどうでしょう。

ついつい目の前にある第一領域のタスクに目を奪われて、おざなりになってしまった第二領域のタスク。それは、夢や目標を先延ばしにする行為です。これを１ヶ月、１年、そして１０年と続けていったらどうでしょう。

あなたの人生は、結局なんのためにあったのですか？と問わざるを得ません。

ですので、自分にとって重要なのですから、緊急であるなしに関わらず手をつけなければなりません。

時間を創って実行するしかないのです。


そこで私が一番有効だと考える手段が、スケジュールをブロックしてしまうこと。

つまり、「いつかやろう」と考えている、その「いつか」をスケジュールに入れてしまうのです。

こうすることで、そこに他人からのスケジュールが入り込んでくることもありません。誰にも邪魔をされずに、その時間を確保することができます。

■第三領域：緊急かつ重要でないモノ

【例：突然の来訪への対応 / 多くの会議 / 無意味な接待やつきあい / 多くの報告書】

これの処理に困っている方が、実は多いのではないでしょうか。

こんなタスクは人に委任してしまいましょう。

だって、自分にとって重要でないのなら、自分が行う必要性はどこにもないのですから。誰かに頼んで、代わりにやってもらいましょう。

それは、お願いベースでやってくれるかもしれません。もしかしたら、対価としてお金やその他の報酬を支払う必要もあるかもしれません。

ですが、わざわざ時間という最高の資産を損失することはないのです。

もちろん、すべてのタスクにおいて委任ができるとも限りません。ですが、自分の時間は極力浪費するべきではないのです。

■第四領域：重要でも緊急でもないモノ

【例：暇つぶし / 長時間の息抜き / だらだらとした電話 / 世間話 / その他、無意味な活動】

するな！とは言いません。適度な息抜きは必要ですし、一見無駄だと思えることが後に大切だったと気づくこともあります。

ですが、例えばテレビを見たり、目的なくネットサーフィンをしたり。そういった何の価値も産まない活動は、やるべきではありません。

時間は、全世界の人間に平等に与えられた唯一の資産。１日は、万人において２４時間です。

この限られた、そして平等に分け与えられた資産。これをどうやって使ったかによって、他人との差になります。

ですので、時間の使い方には、細心の注意を払うべきでしょうね。

■あとがき

今日のこの内容は、私が昨日参加したセミナーでの内容から、一部を抜粋したものです。

７つの習慣は、私も何度も何度も読み返しています。ですが、それでも昨日のこの話は、改めて時間の使い方の重要性を思い出させてくれる内容でした。

当セミナーでは、他にも有志でプレゼンを行われており、なんとも為になる時間となりました。

なにより、多くの学生や会社員の方々とコミュニティを築けたのは、自分にとって大きな財産です。

このセミナーの主旨は、「多くの人間との交流の場」。私もまた参加して、多くの方に触れ合ってこようと思います。

それでは。




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■関連エントリー

◆タスク管理で絶対にサボれないたった１つのこと。今日のToDoを書き写すべき理由とは。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◆メモとはトリガーである。その場ですべてを記録する必要はないのであって、メモることを諦めてはいけない。 / あなたのスイッチを押すブログ　

◆タスクやスケジュールを自分の役割で分類すれば、時間と力の配分がコントロールできる。 / あなたのスイッチを押すブログ